TVD – Technická výroba: KARAT pre spracovateľov špičkových kovových výrobkov

Špičkové výrobné technológie preto logicky dopĺňa technológiami informačnými, a to s cieľom ich vzájomnej integrácie, ktorá by viedla k efektívnejšiemu riadeniu podniku ako celku. Nasledujúca prípadová štúdia popisuje skúsenosti z výberu a implementácie informačného systému KARAT a zhŕňa dosiahnuté prínosy z jeho používania.

NA CESTE K ROBOTIZOVANEJ VÝROBE ROZVODNÝCH SKRÍŇ

Spoločnosť TVD – Technická výroba bola založená v roku 1989 ako Technické výrobné družstvo Slavičín. Vo svojich začiatkoch sa zaoberala obchodnou a stavebnou činnosťou a spracovaním dreva. Prelomovým rokom v jej rozvoji sa stal rok 1993, kedy začala výroba skríň rozvádzačov, ktorá je dodnes kľúčovou činnosťou organizácie. V roku 2001 nastala zásadná zmena v právnej forme vlastníctva, kedy sa firma transformovala z družstva na akciovú spoločnosť.

V ďalších rokoch, najmä v období 2005 – 2006, došlo k významnému rozvoju podnikania, a to vďaka výstavbe niekoľkých moderných výrobných a montážnych hál. Dnes sú všetky prevádzky dislokované vo vlastnom areáli firmy, ktorého celková rozloha je 15 tisíc m2. Haly sú vybavené najmodernejšími technológiami na spracovanie kovu a ďalších materiálov. Za zmienku stojí napríklad automatická lakovacia linka Galatek alebo robotizované zváracie pracovisko.

VÄČŠINA PRODUKCIE SMERUJE DO ZAHRANIČIA

Firma je organizačne rozdelená do štyroch divízií. Najvýznamnejšou z nich je divízia spracovania plechu, ktorá je zameraná na výrobu rozvodných, dátových a plynomerových skríň a na CNC spracovanie plechov. Kovovýroba sa zaoberá produkciou kovových celkov, komponentov a lakovaním práškovými farbami. Obe uvedené divízie sa podieľajú 88 % na celkových tržbách. Ďalšie dve divízie sa orientujú na lisovanie technickej gumy, výrobu gumových polotovarov a lisovanie termoplastov.

Viac ako 85 % produkcie spoločnosti ide na export, väčšinou potom do krajín EÚ, z menšej časti do Ruska, Ukrajiny a Moldavska. Medzi najvýznamnejších zákazníkov patria európske korporácie podnikajúce v oblasti elektrotechniky, energetiky a telekomunikácií. Takmer 80 % celkovej produkcie je vyrábaných zákazkovo na základe výkresovej dokumentácie. Iba 20 % je určené na sklad, pričom sa jedná predovšetkým o korpusy plechových skríň.

RECEPT NA ÚSPEŠNÝ ROZVOJ PODNIKANIA

Spoločnosť patrí k najvýznamnejším zamestnávateľom z oblasti kovovýroby a strojárstva v Zlínskom kraji. Pracuje pre ňu takmer 500 zamestnancov. V roku 2013 firma dosiahla tržby vo výške 642,5 mil Kč, čo je takmer o tretinu viac ako v predkrízovom roku 2008. Je to tak preto, že sa vedeniu spoločnosti darí napĺňať stratégiu, ktorá je založená na kvalitne vybudovanom zázemí, vysoko akostnej produkcii a spokojných zamestnancoch. Okrem spomínaného rozvoja výrobných kapacít dokladá presadzovanie uvedených strategických zámerov napríklad zriadenie vlastného oddelenia pre konštrukciu a technologickú prípravu výroby, školiaceho centra a stravovacieho zariadenia. V neposlednom rade sa podarilo vybudovať aj novú obchodnú sieť v SR pre sortiment rozvodných skríň a ďalších produktov určených na ďalšie priemyselné využitie. V odbore kovovýroby a strojárskej výroby je kvalita spracovania, rovnako ako precízna funkčnosť a odolnosť výrobku, rozhodujúcim kritériom konkurencieschopnosti. V kvalite produkcie sa odrážajú nielen mnohoročné skúsenosti zamestnancov spoločnosti, ale predovšetkým nastavenie a zavedenie systému kvality podľa normy ISO 9001. Prepracovanosť postupov a riadenia výrobných procesov bolo prvýkrát certifikované v roku 2002, kedy firma dostala osvedčenie o splnení požiadaviek normy ISO 9001:2001.

ROZVOJ SPOLOČNOSTI SI VYŽIADAL NOVÝ ERP SYSTÉM

Dynamický rast spoločnosti so sebou postupne prinášal nové požiadavky na súčasný ERP systém a jeho prispôsobenie sa meniacim procesom, najmä v oblasti výroby. Bolo treba tiež vyriešiť problémy s používateľským rozhraním, ktoré neumožňovalo pracovať s viacerými agendami a aktualizovanými dátami naraz. Dôležitou úlohou bolo aj nastavenie pracovných tokov nad kľúčovými agendami, ktoré by sa stali neoddeliteľnou súčasťou riadenia podnikových procesov. V oblasti výroby bolo požadované rozvrhovanie zákaziek pomocou Ganttovho diagramu, variabilita technologických postupov a zmeny v nastavení kmeňových dát tak, aby bolo možné rozdeliť prípravné časy pre stroj na jednotlivé kusy vo výrobnej dávke. Doteraz bol tento nedostatok napravovaný programovaním pomocných operácií, ktoré zabezpečovali, aby výpočty systému zodpovedali skutočnosti. V súvislosti s výrobou bolo tiež potrebné zefektívniť zisťovanie skutočnej kalkulácie výroby, pretože tie boli doteraz realizované príliš zložito. Vzhľadom na to, že súčasný systém nebol schopný po funkčnej ani technologickej stránke držať krok s narastajúcimi požiadavkami, rozhodlo vedenie firmy v roku 2009 o jeho výmene.

VÝBEROVÉ KONANIE S PREFERENCIOU TUZEMSKÝCH DODÁVATEĽOV

Výberové konanie sa začalo v polovici roku 2009, a to vlastným vytipovaním vhodných systémov a ich porovnaním s existujúcim ERP riešením. Začiatkom nasledujúceho roka bolo uskutočnené prvé kolo výberového konania. Pred jeho zahájením bol určený tím desiatich kľúčových pracovníkov za jednotlivé úseky, ktorý sa na výbere bude podieľať. Títo ľudia potom spoločne definovali požiadavky so zvláštnym dôrazom na problematické a doteraz neriešené oblasti. Následne boli oslovení predvybraní dodávatelia 10 ERP produktov.

Prvé kolo výberového konania spočívalo v rozoslaní súťažných podkladov, vyhodnotení písomných ponúk a zároveň uskutočnení prezentácií všetkých oslovených dodávateľov nad týmito ponukami. „Tento náročný postup jsme zvolili proto, abychom poznali jednotlivé produkty a odborníky, kteří za nimi stojí. Nové nabyté informace nám umožnily formulovat další kritéria a upřesňovat ta stávající,“ uvádza Jaroslav Jablečník, ktorý je v spoločnosti zodpovedný za ekonomiku prevádzky a controlling.

„Po prvním kole jsme se rozhodli pokračovat jen s tuzemskými producenty ERP systémů, a to ze dvou důvodů. Většina dodavatelů zahraničních řešení nebyla schopna zajistit jejich hluboké programové úpravy v těch oblastech, kde jsme je potřebovali. Přesvědčili jsme se také o tom, že tuzemské firmy mají lepší a pružnější legislativní podporu svých aplikací a lépe rozumějí podmínkám podnikání v našem prostředí,“ uvádza Miroslav Strnad, podpredseda predstavenstva spoločnosti a riaditeľ divízie spracovania plechov.

HLAVNÉ KRITÉRIÁ A VOĽBA FINALISTOV

Hlavné kritériá výberu finalistov výberového konania odrážali už uvedené požiadavky. Za ten najdôležitejší je možné označiť porozumenie potrebám v oblasti kalkulácií zo strany konzultantov dodávateľských firiem a možnosti ich nastavenia v ERP systéme. Z tých, čo doteraz neboli uvedené, možno spomenúť podmienku, že systém nesmie byť nasadený u priameho konkurenta TVD. V neposlednom rade zohrala dôležitú úlohu aj sila a stabilita dodávateľa. Ľudia zodpovední za výber nového systému si uvedomili, že nie je možné očakávať zabezpečenie jeho rozvoja do budúcnosti od dodávateľa, ktorý má k dispozícii len niekoľko jednotlivcov pre vývoj a konzultačné služby.

Do finálového kola boli nakoniec vybrané dve spoločnosti: KARAT Software a Control. Obe dostali za úlohu spracovať počas jedného mesiaca úvodnú analýzu. Jej súčasťou bol aj návrh automatizácie konkrétneho procesu na vzorových dátach firmy TVD a prezentácia výsledku pred kľúčovými užívateľmi. K rozhodnutiu o víťazovi výberového konania prispeli aj referenčné návštevy u zákazníkov.

Společnost KARAT Software jsme vyhodnotili jako silnou a stabilní pro naši další vzájemnou spolupráci. Její odborní konzultanti nás přesvědčili o dobrých znalostech a zkušenostech v oblastech, které pro nás byly klíčové.

Jaroslav Jablečníkekonomika prevádzky a controlling

KONKURENČNÉ VÝHODY VÍŤAZNEJ PONUKY

Vo výberovom konaní nakoniec zvíťazila ponuka spoločnosti KARAT Software na dodávku a implementáciu informačného systému KARAT.

„Společnost KARAT Software jsme vyhodnotili jako silnou a stabilní pro naši další vzájemnou spolupráci. Její odborní konzultanti nás přesvědčili o dobrých znalostech a zkušenostech v oblastech, které pro nás byly klíčové. Mám samozřejmě na mysli zejména řízení výroby, kalkulační systém a otevřenost ERP řešení,“ uvádza pán Jablečník.

„Vlastní ERP řešení se ukázalo jako dostatečně otevřené a flexibilní pro plnění našich požadavků nejen v okamžiku implementace, ale i do budoucna. Líbilo se nám také přehledné a intuitivní uživatelské prostředí systému,“ dodáva pán Jablečník.

„Našim potřebám také vyhovovala jeho podpora prostřednictvím služby KARAT Assistance. Nakonec jsme se k nabídce KARAT Software přiklonili také proto, že při porovnání ceny, kvality řešení a přidané hodnoty, kterou pro nás byli schopni vytvořit vývojáři a konzultanti, byla vyhodnocena jako výhodnější než nabídka společnosti Control,“ uzavírá výčet konkurenčních výhod KARAT Software Jaroslav Jablečník.

HLAVNÉ ASPEKTY IMPLEMENTAČNÉHO PROJEKTU

Implementačný projekt sa začal v júni 2011 predimplementačnou analýzou. Tá bola dokončená nasledujúci mesiac vypracovaním cieľového konceptu, ktorý bol predložený k oponentúre a schváleniu kľúčovým užívateľom a vedeniu spoločnosti.

Vlastné zavádzanie systému zahŕňajúce inštaláciu hardvéru a softvéru, programové úpravy, prevod dát, školenia užívateľov a testovanie aplikácií prebiehalo až do konca roku 2011.

1. januára 2012 bola implementácia hotová. Nasledovala fáza doladenia systému a odstránenie chýb, ktoré boli odhalené počas prevádzky s dohľadom. V máji 2012 potom došlo k podpisu akceptačných protokolov a systém bol odovzdaný na používanie do ostrej prevádzky.

Informačný systém KARAT bol vybudovaný pre 85 súčasne pracujúcich užívateľov. Je prevádzkovaný na dvojvrstvovej architektúre klientserver za využitia databázového stroja Microsoft SQL Server a technológie hrubého klienta. KARAT je možné v lokálnej konfigurácii nastaviť na terminálovú prevádzku, pri ktorej sa používajú koncové zariadenia značky Motorola. Zber dát z výroby a riadenia skladového hospodárstva je realizovaný prostredníctvom komplexného riešenia Bartech, ktoré je plne integrované s informačným systémom KARAT.

RIEŠENIE PROBLÉMOV PRI IMPLEMENTÁCII SYSTÉMU

Ako každý implementačný projekt ani tento sa nevyhol nečakaným problémom, ktoré bolo nutné napraviť. Ten najzávažnejší bol spôsobený chybou v algoritme pre konverziu dát. Niektoré záznamy v databáze sa zdvojili a po spustení systému do ostrej prevádzky spôsobili zmätok pri realizácii zákaziek. Preto museli zodpovední pracovníci chybu opraviť a urobiť poriadok v prevádzkových dátach. Došlo aj na personálnu výmenu v oblasti plánovania výroby.

Odborní konzultanti z KARAT Software však dokázali v spolupráci s kľúčovými užívateľmi túto ťažkú fázu preklenúť a nakoniec jediným dôsledkom vzniknutých problémov bolo predĺženie časového harmonogramu projektu o dva mesiace.

„Pružné realizaci projektu napomohla dobře organizovaná školení, intuitivnost a jednoduchá ovladatelnost systému. Uživatelé obdrželi přehledně zpracovanou dokumentaci a k dispozici měli dostatečně podrobnou nápovědu ke každé funkci, kterou lze dále doplňovat“, uvádza Jaroslav Jablečník.

AUTOMATIZÁCIA HODNOTOTVORNÉHO REŤAZCA

Celý proces realizácie zákazky začína prijatím dopytu zo strany zákazníka. Ten sa zaeviduje v systéme KARAT. Je naň naviazaný proces workflow a vykazovanie času stráveného na jeho vybavenie. Počiatočná (predpokladaná, plánová) kalkulácia výrobku sa však tvorí v Microsoft Excel, a to preto, že založenie všetkých údajov do ERP systému na jej prípravu by trvalo neúmerne dlho. Zákazník očakáva rýchlu odpoveď na svoj dopyt, a to počas jedného až dvoch dní.

V Exceli je teda nacenená ponuka podľa aktualizovaných údajov (vývoj cien plechu, inflácia, doprava atď.) a jej formulár môže byť vďaka úzkemu prepojeniu KARATu a aplikácií Microsoft Office doplnený o údaje evidované v ERP systéme. Následne potom zodpovedný pracovník vygeneruje ponuku v PDF súbore tak, aby nemohla byť ďalej menená.

Finálna ponuka potom obsahuje cenu, parametre dodávaného artiklu a predpokladaný termín dodania, ktorý býva postupne upresňovaný po vzájomných konzultáciách pracovníkov z technologickej prípravy výroby a jej plánovania. Akonáhle zákazník ponuku prijme a zašle potvrdenú objednávku, potom dôjde na jej základe k založeniu zákazky v ERP systéme KARAT.

WORKFLOW AKO SILNÝ NÁSTROJ NA RIADENIE ZÁKAZOK

KARAT je pri evidencii zákaziek veľmi nápomocný tým, že ich umožňuje členiť do viacerých číselných radov. Zákazky tak možno rozdeliť na základné, vzorkové, pilotné alebo vývojové. Ďalej je možné identifikovať, či pôjde o sériovú alebo zákazkovú výrobu a podľa toho sa na ňu nadväzuje príslušný proces pracovných tokov. Nasadením workflow a jeho intenzívnym využívaním sa podarilo zrušiť zložité rozčleňovanie typu výroby pre jednotlivé obchodné prípady. Tým sa výrazne uľahčila spolupráca medzi úsekom výroby, jej technologickou prípravou a oddelením obchodu.

V prípade sériovej výroby je pracovný tok nasmerovaný priamo k vedúcemu výroby, ktorý potvrdí spracovanie zákazky, zaznamená príslušný termín odovzdania zákazníkovi a prípadne pridá svoje poznámky, s ktorými zákazku vráti späť zodpovednému pracovníkovi z obchodného oddelenia, ktorý zaznamená potrebné údaje do kúpnej zmluvy a odošle ju zákazníkovi. V prípade atypickej zákazky musí pracovný tok prejsť cez technologickú prípravu výroby.

Tvorí sa dynamický proces, kedy TPV určí, do kedy sa jednotlivé zainteresované pracovné úlohy majú vyjadriť k termínu plnenia zákazky. Ide o konštruktérov, programátorov CNC strojov, technológov výroby atď. Pracovníci konštrukcie založia a previažu základnú číselnú evidenciu, technológie potom doplnia príslušné operácie a postupy. Akonáhle je všetko v rámci workflow schválené a zákazník odsúhlasí navrhnuté termíny, odovzdá sa zákazka do výroby. Výroba pritom musí byť schopná pružne reagovať na zmeny, ku ktorým dochádza v jej priebehu.

KARAT nám pomáhá získávat větší přehled a lépe sledovat průběh výroby. Proto také například vyhráváme více výběrových řízení.

Miroslav Strnad podpredseda predstavenstva spoločnosti a riaditeľ divízie spracovania plechov

ZÁKLADOM PROFITABILNEJ PRODUKCIE SÚ SPRÁVNE NASTAVENÉ KALKULÁCIE

Hlavným problémom pôvodného systému bolo, že nedokázal pracovať so skutočnými nákladmi. KARAT vďaka presnej evidencii priebehu výrobného procesu (operácií, priebežných časov atď.) umožňuje zistiť náklady od začatia až po ukončenie príslušných operácií. Celý proces začína založením zákazky a priradením nákladov na úrovni úplných vlastných nákladov podľa vzorca, ktorý je k dispozícii v ERP systéme. Následne dôjde k porovnaniu s plánovou kalkuláciou evidovanou v MS Excel a spresnenie nákladov vynaložených na realizáciu zákazky. Kalkulácia je tvorená metódou prírastkovou, kedy sa k cene materiálu načítajú ďalšie položky. Mzdy predstavujú súčasť jednicových nákladov, ktoré je možné vztiahnuť ku konkrétnej operácii či výkonu. Rozpočítavanie režijných nákladov podľa metódy ABC a ich priraďovanie jednotlivým procesom je stále predmetom riešenia.

Cieľom je dosiahnutie čo najvernejšieho obrazu, ktorý by odrážal vznik nákladov a spotrebu zdrojov pri realizácii konkrétnej aktivity. Aj keď ešte nie je úplne dokončený, umožnil vyššie popísaný automatizovaný postup v prostredí ERP systému KARAT zvýšiť disciplínu vo výrobe, zlepšiť systém odmeňovania a spresniť oceňovanie produkcie.

NOVÝ SYSTÉM POSUNUL FIRMU VÝZNAMNE VPRED

Zásadným prínosom obstarania a nasadenia informačného systému KARAT bolo zlepšenie riadenia celého hodnototvorného reťazca po línii nákup – výroba – predaj a samozrejme aj nadväzujúcich podporných a rozhodovacích procesov. Výrazne sa spresnilo spracovanie základnej podnikovej agendy vo všetkých oblastiach a znížila chybovosť v dátach aj realizácii procesov.

Miroslav Strnad k tomu uvádza: „Hlavním důvodem pro změnu stávajícího systému byla jeho strnulost. Požadovali jsme vyšší flexibilitu vůči našim potřebám, detailnější pokrytí zejména výrobního procesu, který je pro nás stěžejní, a přesnější ekonomické propočty produkce. Toho se pomocí systému KARAT podařilo docílit.“

„Nesmíme také opomenout výrazné zvýšení uživatelského komfortu a zlepšení podmínek pro realizaci každodenní rutinní agendy. Jednou z výhod systému KARAT je provázanost jeho součástí. Například v modulu Objednávek přijatých můžete vidět, v jakém stavu je zakázka ve výrobě i datum její expedice,“ uvádza Jaroslav Jablečník z pohľadu kľúčového užívateľa a dodáva: „Je však také pravda, že celý proces změny systému byl bolestnější a delší, než jsme předpokládali. Čeká nás ještě řada úkolů, zejména v oblasti podpory manažerského rozhodování.“

„Z pohledu managementu firmy se klíčové přínosy skutečně projevily zejména v provozní oblasti, a to až po dvou a půl letech od konce implementace. Bylo potřeba více času na optimalizaci a doladění celého IT řešení,“ súhlasí Miroslav Strnad a pokračuje:

„Díky dobré spolupráci s konzultačním týmem KARAT Software profitujeme ze systému především zpřesněnými kalkulacemi, které nám umožní lépe spočítat náklady, prodejní cenu, a zajistit tak vyšší procento ekonomicky úspěšných zakázek. Disponujeme rovněž controllingovými nástroji, které pomáhají určit návratnost vybraných činností.“

„KARAT nám pomáhá získávat větší přehled a lépe sledovat průběh výroby. Proto také například vyhráváme více výběrových řízení, neboť jsme schopni doložit šarži atestu na základě atributů, které se zaznamenávají při příjmu materiálu. I když nedokážeme přesně spočítat přínos systému a návratnost investice, vnímáme, že se naše firma za pomoci moderního ERP řešení významně posunula vpřed vůči konkurenci,“ uzatvára Miroslav Strnad.

Díky dobré spolupráci s konzultačním týmem KARAT Software profitujeme ze systému především zpřesněnými kalkulacemi, které nám umožní lépe spočítat náklady, prodejní cenu, a zajistit tak vyšší procento ekonomicky úspěšných zakázek.

Miroslav Strnad podpredseda predstavenstva spoločnosti a riaditeľ divízie spracovania plechov

PRÍKLAD: TERMINÁLOVÁ PREVÁDZKA PRI ODVÁDZANÍ VÝROBY

Odvádzanie výkazu práce a evidencia šarží materiálu je realizovaná cez terminál značky Bartech. Terminál pritom nie je napojený online na databázu systému KARAT. Dáta sú do nej importované v päťminútovom intervale. Výhodou tohto spôsobu napojenia je, že prípadnú chybu pri vykazovaní, ktorá vyvolá príslušné hlásenie systému, nie je operátor nútený okamžite riešiť, a nedochádza tak k oneskoreniam v práci. Chybu následne odstráni majster, akonáhle sa dostane k práci so systémom. Terminál má jednoduché ovládanie cez voľby klávesov F1 až F4 a jeho ponuku je možné nastaviť podľa požiadaviek výrobného procesu akejkoľvek firmy.

Spoločnosť TVD na začiatku implementácie rozšírila štandardné menu o skupinové odvádzanie, ktoré sa používa najmä pri krátkych operáciách, kedy operácia netrvá dlhšie ako jednu minútu. Operátor pri začatí práce zvolí skupinové odvádzanie a načíta viac zákaziek s rovnakým zdrojom (stroj). Pri ukončení potom stačí len identifikovať osobné číslo a operácia je vykázaná do systému. Týmto spôsobom sa zrýchli a zjednoduší odvádzanie výkazov práce na zákazky.