Workflow a BPM
Je pohyb dokumentov vo vašej firme neorganizovaný? Nastavte presný „cestovný poriadok“. Vďaka workflow zabránite prieťahom a chybám.
Vybavujete dopyty, objednávky a faktúry efektívne?
Keď nepoznáte jednoznačné odpovede na nasledujúce otázky, dochádza k prieťahom, zmätkom a chybám:
- kto schvaľuje doklady?
- kto je zodpovedný za platby?
- komu sa má doklad odovzdať?
- aké sú termíny na spracovanie?
- kde a ukoho sa momentálne spracovanie nachádza?
- prečo to ešte nie je hotové?!
Zabrániť osudovým chybám vám pomôže modul Workflow v IS KARAT – jednoduchý nástroj, ktorý definuje fungovanie procesov vo vašej firme.
Prínosy fungujúceho workflow
1. Zrýchlenie a zjednodušenie procesov
Jednotlivé procesy workflow je možné postaviť nad akoukoľvek evidenciou v IS KARAT alebo úplne samostatne.
4. Zníženie operatívnej záťaže
Vďaka rýchlemu a aktuálnemu prehľadu o stave všetkých procesov nie je nutný neustály dohľad.
2. Transparentnosť a kontrola
V ktoromkoľvek okamihu je možné zistiť stav procesu a všetky informácie sú archivované. Možno tak kedykoľvek spätne zistiť, kedy a ako bol doklad schvaľovaný.
5. Zníženie finančných nákladov
Štandardizáciou procesov sa znížia režijné náklady „na zmätky“ a výrazne sa uľahčuje proces adaptácie nových pracovníkov.
3. Končia zmätky pri vykonávaní procesov
Definícia workflow jednoznačne definuje postup a zodpovedné osoby s podmienkami konkrétneho dokladu.
Ako funguje workflow IS KARAT?
Definice procesu
Pomocou grafického modelera navrhnete proces podľa normy BPMN, určíte osoby zodpovedné za jednotlivé kroky, podmienky vetvenia, súvisiace dátové polia a zmeny stavov a hodnôt, ktoré sa v priebehu procesu premietajú priamo do evidencií IS KARAT.
Denník úloh
Denník úloh je miesto, v ktorom každý pracovník nájde všetky svoje úlohy zo všetkých procesov na jednom mieste. Má tiež k dispozícii všetky nástroje na to, aby úlohy splnil, vyžiadal si k nim vyjadrenie kolegov alebo odovzdal riešenie inej zodpovednej osobe.
Prehľad procesov
Prehľad slúži najmä vlastníkom procesov a manažmentu na získanie informácií o aktuálnom stave vykonávania procesov a prípadných problematických procesoch. Vďaka tomu je možné venovať pozornosť len anomáliám a obmedziť čas a úsilia venované operatívnemu dohľadu nad procesmi.
PM – Business Process Management a KARAT
Informačný systém KARAT poskytuje nástroje aj pre komplexné procesné riadenie firmy. Priamo v IS KARAT je možné modelovať nielen spustiteľné workflow procesy popísané vyššie, ale aj všeobecné nespustiteľné procesy a opísať tak všeobecne fungovanie celej firmy.