RABBIT Trhový Štěpánov: Potravinárska výroba a obchod v českom ERP systéme

Činnosť holdingu je sústredená do oblasti poľnohospodárskej prvovýroby, produkcie a distribúcie potravín. Celá skupina zamestnáva 1 900 pracovníkov a jej obrat dosahuje 6 miliárd Kč. Prípadová štúdia popisuje, ako spoločnosť RABBIT Trhový Štěpánov dospela k výmene informačného systému a postupovala pri realizácii implementačného projektu. Uvádza tiež prínosy a plán ďalšieho rozvoja nasadeného ERP riešenia.

OD PRVOVÝROBY PO MALOOBCHOD A DISTRIBUČNÚ SIEŤ

Väčšina spoločností patriacich do skupiny RABBIT CZ má viac ako dvadsaťročnú tradíciu v chove, spracovaní a distribúcii mäsa a vajec. RABBIT Trhový Štěpánov sa ako centrála holdingu zameriava na spracovanie hydinového a králičieho mäsa. Patrí jej aj sieť maloobchodných predajní, v ktorej pracuje takmer tretina zamestnancov celej skupiny. Činnosť spoločnosti nadväzuje na rozsiahlu produkciu rastlinnej výroby ôsmich dcérskych podnikov, ktoré hospodária na výmere obsahujúcej viac ako 17 000 hektárov poľnohospodárskej pôdy. Ďalej využíva koncentrovanú výrobu podnikov živočíšnej výroby a agrochemických služieb. Disponuje tiež vlastnou produkciou kŕmnych zmesí. K hlavným zákazníkom spoločnosti patria obchodné reťazce Tesco, Billa, Ahold a ďalšie. Dôležitým predajným kanálom sú tiež už spomínané maloobchodné predajne, ktorých je v rámci celej skupiny cez 100. Spoločnosť predáva svoje výrobky aj priamo drobným odberateľom, ale len v menšom rozsahu.

Úspech podnikania holdingu je teda založený na vertikálne prepojených činnostiach, ktoré na seba synergicky nadväzujú. Okrem predaja vlastných výrobkov firma obohacuje svoj sortiment produkcií iných výrobcov. Zaoberá sa tiež vývozom a dovozom tovaru tak v rámci EÚ, ako aj mimo nej. Objem exportu pritom dosahuje až 200 mil Kč.

PREČO PREJSŤ NA MODERNÝ ERP SYSTÉM

Tri spoločnosti v skupine RABBIT CZ majú v súčasnej dobe nasadený informačný systém KARAT. RABBIT Trhový Štěpánov sa rozhodol pre toto moderné ERP riešenie už v roku 2005 ako prvé. Nasledovala spoločnosť Jatky Český Brod, ktorá sa zaoberá porážkou a spracovaním bravčového a hovädzieho mäsa. Treťou firmou používajúcou systém KARAT je RABBIT Chotýšany, orientujúca sa na produkciu kŕmnych zmesí pre prvovýrobcov skupiny.

Na rok 2013 je plánovaná štvrtá implementácia IS KARAT, a to v spoločnosti Skaličan, ktorá sa zameriava na porážku a spracovanie hovädzieho a bravčového mäsa a tiež na produkciu údenín.

Kým ale skupina RABBIT CZ dospela do tejto fázy rozvoja IS/ICT, museli si jej spoločnosti prejsť všetkými obvyklými úskaliami výberu informačného systému, dodávateľa a realizácie implementačného projektu. Na začiatku tejto zásadnej zmeny bola požiadavka prejsť od pôvodného IS/ICT riešenia k modernej ERP koncepcii. Toto rozhodnutie vyplynulo predovšetkým z rozširovania pôsobnosti skupiny, ktorá sa postupne rozrástla o výrobňu údenín v Čáslavi, porážku hydinového mäsa v Javíčku, králičieho mäsa v Kasejoviciach a ďalších prevádzok.

Začali vznikať problémy s dátami, ktoré boli prenášané v off-line režime. Systém fungoval na základe dávkového spracovania lokálne uložených dát, ktoré boli exportované do centrály. Jeho databázová platforma využívala architektúru file/server, čo ovplyvňovalo rýchlosť dátových tokov v rámci stále sa rozrastajúcej dátovej základne. Bolo náročné udržiavať viac rôznych úložísk a zaisťovať bezchybné spracovanie a konsolidáciu dát tak, aby vedenie spoločnosti a technicko-hospodárski pracovníci mohli využívať pravdivé a aktuálne údaje zo všetkých súčastí skupiny. Začali sa objavovať chyby v dátach a situácia sa stala neudržateľnou. Preto v roku 2004 vedenie firmy vypísalo výberové konanie na nový informačný systém pre RABBIT Trhový Štěpánov.

ZMENA PÔVODNÉHO ZÁMERU

Poverení pracovníci dostali za úlohu špecifikovať hlavné požiadavky na nové IS/ICT riešenie. Spoločne utvorili tím zložený zo správcu IT, obchodného riaditeľa a vedúcich jednotlivých prevádzok. Ten potom definoval potreby pre všetky kľúčové oblasti činností firmy. Správca IT potom na ich základe spracoval zadávaciu dokumentáciu a oslovil vopred vytipovaných dodávateľov.

„Původní záměr byl sjednotit informační systém pro všechny podniky v holdingu, kterých v době výběrového řízení nebylo tolik jako nyní. Ten se nakonec neuskuteční. V roce 2012 jsme se rozhodli, že systém KARAT, který byl zvolen na počátku naší cesty k moderní ERP koncepci, bude nadále používán a rozvíjen pro výrobní a obchodní firmy naší skupiny. Čistě zemědělské podniky zůstanou u aplikace, která jim lépe vyhovuje vzhledem k odlišné specifikaci v účetní oblasti,“ uvádza Jiří Nulíček, správca IT a pracovník zodpovedný za rozvoj celopodnikového informačného systému.

HLAVNÉ POŽIADAVKY NA NOVÝ INFORMAČNÝ SYSTÉM

Spoločnosť očakávala od nového informačného systému predovšetkým centralizáciu dát do jedného úložiska a možnosť ich on-line spracovania. Ďalšie požiadavky smerovali k napojeniu technických zariadení, ako sú váhy vo výrobe a čítačky čiarových kódov v expedícii. Bolo nutné tiež rozšíriť automatizáciu procesov oproti existujúcemu stavu, najmä v oblasti skladového hospodárstva a riadenia hmotného toku tak, aby bolo možné pracovať so šaržami a dohľadávať pôvod jednotlivých výrobkov.

Z technologického hľadiska bola požadovaná modernizácia infraštruktúry, a teda použitie databázovej platformy s architektúrou klient/server a možnosti terminálovej prevádzky. Dôležité boli tiež referencie dodávateľa v potravinárskom priemysle. Ostatné aspekty, ako je cena, rozsah servisných služieb alebo sila a stabilita dodávateľa, neboli v zadaní bližšie špecifikované. Spoločnosť predpokladala, že tieto parametre bude môcť porovnávať na základe predložených ponúk jednotlivých uchádzačov.

OTVORENOSŤ SYSTÉMU AKO ROZHODUJÚCA VLASTNOSŤ

Výberového konania sa zúčastnilo celkom osem dodávateľských spoločností. Sedem z nich ponúkalo české ERP riešenie, jedna potom globálne poskytovaný systém. Do záverečnej fázy sa spolu s dodávateľom ERP riešení KARAT dostali ďalší dvaja uchádzači, z ktorých jeden ponúkal tuzemský a jeden svetový systém. Cenovo boli všetky tri ponuky porovnateľné. Aj v ostatných rysoch si boli podobné. KARAT nakoniec oproti konkurencii uspel predovšetkým vďaka svojej otvorenosti. Ako jediný umožňoval rozsiahle úpravy zostáv i ďalších výstupov bez toho, aby k nim bolo nutné čerpať služby dodávateľa. „Na dodavateli si ceníme, že byl schopen na informační systém napojit všechny technologie, které jsme využívali v provozu. Otevřenost systému nám nyní umožňuje spravovat a rozvíjet jej vlastními silami bez nutnosti využívat služeb dodavatele. Od něj požadujeme pouze přechod na novou verzi, která se mění jednou za rok. A tento stav vyhovuje podmínkám naší společnosti nejlépe,“ konštatuje Jiří Nulíček.

Na dodavateli si ceníme, že byl schopen na informační systém napojit všechny technologie, které jsme využívali v provozu. Otevřenost systému nám nyní umožňuje spravovat a rozvíjet jej vlastními silami bez nutnosti využívat služeb dodavatele.

Jiří Nulíčeksprávca IT a pracovník zodpovedný za rozvoj celopodnikového informačného systému

TESTOVANIE MÔŽE BYŤ KRITICKOU FÁZOU IMPLEMENTÁCIA

Prvá fáza implementačného projektu trvala šesť mesiacov. Po dôkladnej úvodnej analýze a návrhu cieľového konceptu prebehli všetky typické úkony, ako je sprevádzkovanie hardvéru a infraštruktúry, inštalácia modulov ERP systému a ich parametrizácia, školenie užívateľov a konverzia dát, testovanie a odovzdanie do ostrej prevádzky.

Vzhľadom na to, že pracovníci RABBITu nemali doteraz skúsenosti s podobným projektom, bolo treba v nasledujúcej etape odstrániť niektoré nedostatky, ktoré neboli odhalené v analýze, a počas implementácie sa ich nepodarilo napraviť. Jednalo sa predovšetkým o nastavovaní číselných radov a doladení automatizácie niektorých funkcií. Ďalej bolo treba napojiť obchodnú sieť a zapracovať do systému všetky procesy pokrývajúce objednávkový cyklus, rozbory predajov, cenotvorbu, inventúry a pod.

„Implementační projekt probíhal podle našich představ. Dodavatel zajistil aktivní součinnost svých konzultantů při všech činnostech, u nichž jsme to vyžadovali. Jednalo se např. o konverzi dat, kdy jsme společně připravovali struktury pro jejich uložení v novém systému. Podobně tomu bylo při školení uživatelů. Podcení-li ale lidé přípravu a následně testovací fázi, pak školitelé dodavatele nemohou situaci zachránit a veškeré neznalosti se nakonec projeví při ostrém provozu. Proto mohu doporučit všem, které implementační projekt teprve čeká, aby se pečlivě zaměřili na testování systému na straně uživatelů. Odladění chyb a nedostatků před předáním do ostrého provozu umožní vyhnout se nepříjemnostem, které se budou muset stejně vyřešit později, ovšem za daleko složitějších podmínek,“ komentuje svoje skúsenosti Jiří Nulíček.

Implementační projekt probíhal podle našich představ. Dodavatel zajistil aktivní součinnost svých konzultantů při všech činnostech, u nichž jsme to vyžadovali.

Jiří Nulíčeksprávca IT a pracovník zodpovedný za rozvoj celopodnikového informačného systému

ROZŠÍRENIE SYSTÉMU DO ĎALŠÍCH PODNIKOV

ERP systém KARAT sa podarilo uviesť do prevádzky presne podľa stanoveného harmonogramu, a to k 1. januáru 2005. V spoločnosti RABBIT Trhový Štěpánov ho tak mohlo začať používať súčasne 30 pracujúcich užívateľov, a to v oblasti výroby, nákupnej a predajnej logistiky, personalistiky, finančného a manažérskeho účtovníctva.

V nasledujúcej fáze projektu boli sprevádzkované moduly systému určené pre Jatky Český Brod a RABBIT Chotýšany, a to pre ďalších 15 užívateľov. Implementáciu v týchto podnikoch si už pracovníci skupiny RABBIT CZ zaisťovali z väčšej časti sami. Obišli sa bez úvodnej analýzy a prikročili rovno k parametrizácii jednotlivých funkcií, ktorú vykonávali na základe doterajších skúseností a špecifických podmienok novo pokrývaných prevádzok. Iba pre výrobňu kŕmnych zmesí, kde bolo nutné napojiť technológiu výroby na skladové hospodárstvo, využili pracovníci RABBITu spoluprácu konzultantov KARAT Software.

V spoločnosti Rabbit Chotýšany potom museli spoločne zvládnuť napojenie vážneho systému a vytvorenie samostatného modulu pre laboratórium, ktoré zaisťuje rozbory obilia a výsledných kŕmnych zmesí. Ostrá prevádzka systému v týchto prevádzkach bola zahájená k 1. januáru 2007. V súčasnosti s ním pracuje 50 užívateľov. Celé riešenie je vystavané na dvojvrstvovej architektúre klient/server, databázovej platforme Sybase, technológii hrubého klienta a tiež na terminálovej prevádzke.

NAPOJENIE TECHNOLÓGIÍ Z VÝROBY, LOGISTIKY A PREDAJNEJ SIETE

„Ve společnosti RABBIT Trhový Štěpánov jsme vyvinuli vlastní vážící a etiketovací systém. Využívá průmyslový hardware, k němuž jsou připojeny váhy a periferie pro tisk. Vše se nám podařilo napojit do KARATu tak, že nyní v ERP systému vystavujeme veškeré podklady pro vážení, a to od názvu přes měrné jednotky až po zákaznické etikety. Původní dávkové zpracování dat z těchto provozů jsme tak zcela nahradili on-line přístupem k podnikovému informačnímu systému, v němž nyní můžeme zpracovávat veškeré údaje z celkem 25 vážních míst. Výhodou je zejména okamžité promítnutí těchto operací do skladových pohybů a zabránění duplicitnímu pořizování dat,“ uvádza Jiří Nulíček.

„Možnosti on-line napojení jsme využili také při bezdrátovém terminálovém provozu snímačů čárových kódů. Vytvořili jsme pro něj vlastní rozhraní, které přímo komunikuje s KARATem, a obejdeme se tak bez importů a exportů dat. Například připravené objednávky se každým skenováním rovnou uloží do systému a pak se následně vyfakturují,“ dodává Jiří Nulíček. „Poslední zásadní věcí, která spočívá v integraci technologií do informačního systému KARAT, bylo vytvoření rozhraní pro komunikaci s pokladnami v prodejní síti. Nejedná se přitom o PC pokladny. Jde o uživatelsky jednoduché registrační pokladny, které umožňují připojení a práci v síti. Každou noc po pracovním dni se do systému dávkově stahují údaje o denních prodejích a objednávky. Pokladny se vynulují, doplní aktuálním ceníkem a připraví na další den,“ uzatvára Jiří Nulíček.

PRÍNOSY RIEŠENIA A VÝHĽAD DO BUDÚCNOSTI

K hlavným prínosom implementačného projektu patrí centralizácia a integrácia dátovej základne, získavanie údajov z jedného miesta, a to maximálne jedenkrát, a dosiahnutie jednotnej verzie pravdy na všetkých výstupoch systému. Dôležitá je tiež automatizácia podporných procesov v oblasti ekonomiky a financií, ktoré spracovávajú dáta z objednávkového a doplňovacieho cyklu, premietajú ich do účtovných operácií a obstarávajú potrebné doklady. Všetko sa tak deje s minimálnym vplyvom ľudského faktora.

K hlavním přínosům implementačního projektu patří centralizace a integrace datové základny, pořizování údajů z jednoho místa, a to maximálně jedenkrát, a dosažení jednotné verze pravdy na všech výstupech systému.

Jiří Nulíčeksprávca IT a pracovník zodpovedný za rozvoj celopodnikového informačného systému

Nemenej významným prínosom je už spomínané napojenie technológií z výroby, logistiky a predajnej siete do informačného systému. On-line spracovanie dát z prevádzok eliminuje vznik možných chýb, zvyšuje komfort a rýchlosť všetkých užívateľských činností pri realizácii každodennej rutinnej agendy.

„Rádi bychom dosáhli takového cílového stavu, který by umožnil zavedení klíčových výkonnostních ukazatelů pro podporu vrcholového rozhodování. V současné době musí postačit výstupy v podobě statických reportů, a to bychom rádi do budoucna změnili,“ hovorí Jiří Nulíček.

„Budeme pokračovat také v napojování provozní úrovně výroby a logistiky do informačního systému. Sbíráme data o rychlosti a vytížení linek, teplotách v chladicím systému a další technologické hodnoty. Nyní k tomu používáme vlastní aplikaci, kterou chceme integrovat přímo do portálového prostředí. To je nyní v přípravě a bude představovat jednotnou platformu pro podporu rozhodování na strategické i operativní úrovni,“ uzatvára Jiří Nulíček.