ICE Industrial Services: Firma budúcnosti s podporou IS KARAT

Zaoberá sa automatizáciou, robotizáciou výroby v strojárstve, automobilovom priemysle, hutníctve a iných oblastiach, kde stroje vykonávajú ťažkú prácu namiesto ľudí. Navrhuje, vyrába a programuje automatizované stroje a linky. Je oficiálnym zástupcom spoločnosti TGW, popredného svetového dodávateľa intralogistických riešení. Je autorom vlastného softvéru DatICE na meranie a analýzu výrobných údajov v reálnom čase.

V roku 2018 sa stala súčasťou českej skupiny MTX Group, čo jej dáva značnú stabilitu a potenciál ďalšieho rozvoja. Jeho prístup je založený na hodnotách ICE, medzi ktoré patrí tímovosť, čestnosť, profesionalita, flexibilita a zábava. Aj preto sa k nej väčšina zákazníkov vracia pri ďalších zadaniach. Jej životným elixírom sú inovácie, a to nielen technické, ale aj tie v oblasti prevádzky podniku. Je prvou priemyselnou spoločnosťou v Českej republike, ktorá zrušila hierarchickú štruktúru.

Jej projekty realizujú samostatne riadené tímy, ktoré si štandardné agilné nástroje (napr. Scrum) prispôsobili metodike ICEgile tak, aby vyhovovali prostrediu ICE, s jasne definovanými úlohami, termínmi a nákladmi a s ľuďmi pracujúcimi na viacerých projektoch súčasne. Tento rok sa ICE vydala na cestu digitalizácie stavebníctva. Pod značkou ICE Coral vyvíja technológie 3D tlače pre betón vrátane výskumu materiálov a technických riešení.

Svoje bohaté skúsenosti s automatizáciou v rôznych priemyselných odvetviach tak prenáša do stavebníctva. Výsledkom kombinácie tradičných materiálov a najmodernejších technológií je úspora materiálu, času, pracovnej sily a šetrnosť k životnému prostrediu.

Dôvody a hlavné kritéria výberu nového ERP riešenia

Spoločnosť ICE používala účtovný software Pohoda, ktorý dlhodobo prestával vyhovovať jej rastúcim nárokom. Hlavným impulzom na hľadanie nového riešenia bolo celkové prepojenie projektového riadenia s ďalšími procesmi a zaistením kvalitnej podpory skladového hospodárstva.

Za kľúčové možno potom považovať tieto kritériá:

• Systém ERP, ktorý sa prispôsobí spôsobu fungovania spoločnosti ICE, nie systém, ktorému sa prispôsobí spoločnosť a používatelia.
• Podpora projektových činností, pretože každý projekt je v spoločnosti ICE jedinečný a neexistuje jeden proces, ktorý by sa dal použiť na všetky projekty.
• Modularita a vzájomná prepojiteľnosť procesov v jednom systéme.
• Možnosť vykonávať prispôsobenia systému ERP.
• Potreba prepojenia účtovníctva s predajom, skladom, dochádzkou, ostatnými agendami v jednom systéme, prístupnom odkiaľkoľvek a kedykoľvek. Spoločnosť ICE prevádzkuje 12 pobočiek po celej Českej republike, pričom jej zamestnanci cestujú do desiatok krajín sveta, preto potrebovala robustný a zároveň jednoduchý online systém.
• Controlling so všetkými údajmi dostupnými na pár kliknutí a bez potreby konverzných mostíkov.
• Podporu fiškálnych období, ktoré na seba nadväzujú, a pritom sú dostatočne otvorené pre reálnu prevádzku.

Priebeh implementácie a kritické faktory úspechu

V prvých mesiacoch sa v rámci ICE rozdelili úlohy, vytvorili sa mapy vzájomného prepojenia, uskutočnili sa interné školenia a na ich základe sa vypracovali všetky odporúčania na implementáciu. Ako kľúčové sa ukázalo vymenovanie jedného konkrétneho zástupcu ICE, ktorý bol zodpovedný za všetky rokovania s dodávateľom vrátane definovania požiadaviek na implementáciu.

Po vykonaní predimplementačnej analýzy dodávateľom a vzájomnej dohode sa samotná implementácia uskutočnila vo 4. štvrťroku 2018 so súčasným testovaním zo strany klienta. Toto priebežné testovanie a s ním súvisiaci priebežný vývoj požadovaných úprav sa následne pozitívne premietli do ostrej prevádzky, ktorá bola spustená 1. januára 2019.

Napriek všetkým vyššie opísaným prípravám bol systém počas prvých 3 mesiacov ostrej prevádzky priebežne upravovaný a dolaďovaný. Ako veľké plus sa tu ukázala prítomnosť a plná asistencia pracovníka dodávateľa, ktorý bol vždy fyzicky k dispozícii.

V čom IS KARAT v praxi najviac pomáha

Používanie projektového riadenia IS KARAT na plánovanie zákazkovej výroby sa ukazuje ako nevyhnutné. Vďaka nemu sú všetky potrebné údaje „na hromade“ (nákupy/výdajky materiálu, odpracované hodiny zamestnancov, plán fakturácie, cenové ponuky, prijaté a vystavené objednávky atď.) a vytvorenie cenovej ponuky pre zákazníka, ktorá zároveň predstavuje rozpočet zákazky, je otázkou okamihu.

Rozpočet zákazky je potom možné jednoducho operatívne naplánovať na každý mesiac trvania s možnosťou porovnať rozpočet zákazky s operatívnym plánom a skutočne vynaloženými nákladmi na jednom mieste. K dispozícii sú aj rýchle prehľady pre mesačné výkazy s možnosťou porovnania s plánom fakturácie, čo pomáha kontrolovať, či je všetko fakturované a načas.

Pozitívom je aj skutočnosť, že všetko je v jednom riadku od úvodnej cenovej ponuky až po ukončenie projektu. Výrazne tomu napomáha prepojenie všetkých častí IS KARAT na niekoľko kliknutí (verzie ponúk, plán fakturácie, plán nákladov, skutočne vynaložené náklady, prijaté faktúry, vystavené faktúry, prijaté, vystavené objednávky, odovzdávacie protokoly, dodacie listy, zmluvy, …).

Samostatnou kapitolou je komunikácia so systémami CAD/CAM. Základným programom v ICE pre stavebníctvo je Autodesk Inventor. Každý vyvíjaný stroj je prototyp, takže na začiatku pred realizáciou bolo jasné, že je potrebné riešiť efektívne prepojenie medzi Autodesk Inventor a IS KARAT, najmä z hľadiska nákupu a spolupráce dielov pre stroje. Komunikácia je riešená prostredníctvom programu Autodesk Vault, ktorý komunikuje priamo s databázou IS KARAT. Hotové riešenie podľa požiadaviek klienta bolo funkčné a splnilo všetky očakávania pri uvedení IS KARAT do prevádzky.

Je potrebné spomenúť aj využitie úplnej otvorenosti IS KARAT (realizácia úprav systému samostatne a flexibilne). Znamenalo to síce zamestnať nového špecializovaného programátora pre IS KARAT, ale tento krok sa mnohonásobne vyplatil. Otvorenosť IS KARAT sa používa takmer každý deň a priniesla do ICE vysokú úroveň flexibility.

Spoločnosť ICE teraz väčšinu úprav IS KARAT vykonáva vo vlastnej réžii a s dodávateľom komunikuje zvyčajne len v prípadoch, ktoré nedokáže zvládnuť sama (legislatíva, potreba vysvetliť správanie štandardného riešenia atď.). Zakúpením otvorenosti IS KARAT sa riešenie priblížilo aj používateľom (zlepšením drobností, ktoré ich trápili pri práci, ako aj veľkých vecí, kde bolo vytvorené vlastné riešenie pre oblasť, ktorú IS KARAT bežne nerieši).

Medzi ďalšie výhody IS KARAT patria:

• Všetky dokumenty (faktúry, bankové výpisy, zmluvy, …) na jednom mieste.
• Workflow (nahradenie papierových dokumentov elektronickými).
• Bezpapierová kancelária (po uložení originálu je všetko k dispozícii online).
• Prehľadné sledovanie nákladov na projekt dostupné na „pár kliknutí“.
• Plánovanie vo viacerých fázach súčasne vedľa seba:
  • prognózovanie podľa projektov,
  • plánovanie harmonogramov fakturácie na základe prognóz príjmov,
  • plán fakturácie v priamej súvislosti s vystavenými faktúrami.
• Prepojenosť jednotlivých modulov s možnosťou kliknutia odkiaľkoľvek na primárny dokument.
• Jednoduchý import platobných príkazov.
• Rýchla kontrola faktúr po splatnosti vďaka platobnému kalendáru.
• Generovanie všetkých údajov z IS KARAT do súborov (Excel, Word, PDF) na niekoľko kliknutí.
• Automatické overovanie obchodných partnerov cez oficiálne webové portály ministerstva financií alebo VIES.
• Plná podpora pre jednoduchú prácu s prílohami (nahrávanie, verzovanie, …).
• Jednoduché nastavenie filtrov údajov.
• Vyhľadávanie potrebných funkcií podľa kľúčových slov eliminuje vyhľadávanie v klasickej „stromovej štruktúre“.
• Prispôsobenie „na mieru“ podľa individuálnych potrieb.
• Používateľsky veľmi prívetivé, nekomplikované prostredie.

Plány do budúcnosti a další rozvoj spolupráce

Vzhľadom na nákup úplnej otvorenosti IS KARAT a vlastné vývojové kapacity je v pláne spolupracovať s dodávateľom len na komplexných a zásadných zmenách, ktoré nie je možné vykonať bez neho. Samozrejme, sledujú aj vývoj štandardu IS KARAT, a to ako na úrovni pridávania nových funkčných vlastností do existujúcich modulov, tak aj v prípade úplne nových modulov, ktoré výrobca priebežne uvádza na trh.

V súčasnosti prebiehajú posledné prípravné práce na spustenie riešenia CRM KARAT, ktoré by malo byť v prevádzke od januára 2022. Samostatnou kapitolou budúcnosti je prechod od outsourcingu k budovaniu vlastnej výroby, čo bude opäť znamenať aktívnu komunikáciu s dodávateľom a využívanie ďalších častí štandardného riešenia IS KARAT.