ATALIAN CZ: KARAT zvládol fúziu firiem na jedničku

AKVIZÍCIAMI NA VRCHOL VO SVOJOM ODBORE

Spoločnosť ATALIAN pôsobí prostredníctvom lokálnych pobočiek v mnohých krajinách Európy aj na ďalších kontinentoch. Podniká napríklad v Španielsku, Luxembursku, Belgicku, Poľsku, Slovensku, Maďarsku, Rumunsku, Chorvátsku, Slovinsku, Libanone, na Mauríciu, novo vstúpila aj na marocký trh. Do Českej republiky prenikla odkúpením spoločnosti JANA, v tom čase už významného poskytovateľa služieb v oblasti správy a údržby budov. Francúzska korporácia vtedy ešte niesla názov Group TFN, v roku 2011 sa potom premenovala na ATALIAN.

Táto akvizícia však nebola jediná. Počas posledných štyroch rokov bolo na českom a slovenskom trhu odkúpených ďalších päť spoločností. Po niekoľkých prechodných zmenách v názvoch a organizačnej štruktúre sa skupina v roku 2011 premenovala v súlade so svojou materskou spoločnosťou – na ATALIAN. ATALIAN CZ s.r.o. sídli v Mladej Boleslavi. Prevádzkuje šesť pobočiek v Českej republike a má tiež zastúpenie na Slovensku prostredníctvom dcérskej spoločnosti ATALIAN SK s.r.o. so sídlom v Bratislave. Spoločnosti v skupine ATALIAN dnes dosahujú obrat okolo 1,2 mld Kč a zamestnávajú okolo 3 500 pracovníkov. Hlavnou podnikateľskou činnosťou je komplexná správa a údržba budov zahŕňajúca upratovanie a čistenie vrátane dezinfekcie, dezinsekcie a deratizácie, ostrahu, recepciu, technickú správu objektov, čistenie odpadov a kanalizácie a údržbu zelene. Spoločnosť poskytuje všetky služby vlastnými zamestnancami, čo umožňuje ponúknuť klientom programy zamerané na optimalizáciu nákladov.

SLUŽBY S CERTIFIKÁCIOU PRE AKÉKOĽVEK ODVETVIA

Pôvodná spoločnosť JANA s.r.o. sa zameriavala na výrobné podniky. Iná, fúziou do skupiny začlenená spoločnosť, sa špecializovala na klientov z oblasti obchodných reťazcov a centier, ďalšia na štátny sektor či špecializované aktivity.

Teraz už konsolidovaná firma ATALIAN CZ s.r.o. nepreferuje žiadny segment trhu či činnosti a je schopná poskytovať komplexné služby pre akékoľvek odvetvie. K najvýznamnejším zákazníkom v súčasnosti patrí IKEA, OBI, Letisko Praha, Continental Automotive Slovakia alebo Škoda Auto. Spoločnosť prešla mnohými certifikáciami, väčšinou na základe požiadaviek klientov. Pre niektoré odvetvia, ako napr. pre automobilový priemysel, sú príslušné certifikáty nutnosťou. K tým najdôležitejším patrí ISO 9001 a ISO 14001, ďalej potom ISO 27001 zamerané na manažment bezpečnosti informácií a OHSAS 18001 vzťahujúci sa k bezpečnosti práce.

MALÁ EXKURZIA DO HISTÓRIE

Spoločnosť JANA s.r.o. pôvodne používala jednoduchý ekonomický softvér na spracovanie účtovnej a personálnej agendy, a to až do roku 2008, kedy došlo k jeho nahradeniu vyspelým ERP systémom. Ten bol úspešne nasadený na riadenie personalistiky a miezd. Krátko na to však bolo rozhodnuté o fúzii so spoločnosťou TEST spol. s r.o., ktorá už tri roky prevádzkovala informačný systém KARAT. Zodpovední pracovníci si tak museli odpovedať na otázku, či sa bude v novo vzniknutom zlúčenom subjekte aj naďalej používať systém novo nadobudnutý do spoločnosti JANA, alebo či sa táto investícia odpíše a firma prejde na ERP riešenie od KARAT Software. Nakoniec bol zvolený druhý variant. Informačný systém KARAT bol už v spoločnosti TEST dobre zabehnutý, a navyše disponoval rozsiahlejšou funkčnosťou. Firma tiež nemusela dokupovať ďalšie moduly, stačilo iba rozšíriť počet licencií.

ŠPECIFICKÉ POŽIADAVKY FÚZIE NA INFORMAČNÝ SYSTÉM

Zlúčenie dvoch doteraz samostatne podnikajúcich a približne rovnako veľkých spoločností predpokladá okrem iného zjednotenie všetkých dôležitých agend do spoločnej evidencie tak, aby bolo možné vykazovať účtovné skutočnosti za novo vzniknutý podnik ako celok. Vo vzťahu k štátnym inštitúciám je však nutné vykazovať tieto skutočnosti za obe zlúčené firmy aj samostatne.
Celý proces začal rozhodným dňom, kedy boli postupne realizované všetky právne úkony, ktoré nakoniec museli schváliť štátne inštitúcie. Po ukončení celého procesu sa uskutočnil zápis do obchodného registra, a to spätne k dátumu rozhodného dňa. Pre prípad, že by fúzia nebola úspešne realizovaná, musí byť zachovaná možnosť rozdelenia zlúčených evidencií.
Tento zásadný problém bol predmetom riešení pre implementačný tím spoločnosti FoNet, ktoré mali na starosti realizovať uvedené aspekty fúzie v prostredí informačného systému KARAT.

DOBRE PRIPRAVENÝ ZÁKAZNÍK AKO PODMIENKA ÚSPEŠNEJ IMPLEMENTÁCIE

Vzhľadom na to, že udržiavanie poriadku je, zjednodušene povedané, hlavnou podnikateľskou náplňou spoločnosti, nemožno sa čudovať, že „poriadok v informačnom systéme“ bol tiež jej hlavnou požiadavkou na jeho nasadenie a sprevádzkovanie. Pre implementačného partnera to znamenalo dobre pripraviť realizáciu projektu a dohliadnuť aj na kroky, ktoré musí urobiť zákazník.

V prípade ATALIAN CZ to nebol vážny problém. Vo firme panovalo značné odhodlanie silne podporované manažmentom spoločnosti projekt úspešne doviesť do úspešného konca. Jeho realizácia bola tiež uľahčená jasne formulovanými vnútrofiremnými smernicami. Tie poslúžili ako určitý „predpis“ pre implementáciu a následne boli iba upravované a doplňované podľa vzájomnej dohody na zefektívnenie niektorých činností.

Nyní přesně víme, kdo a jak v daném čase plní své úkoly. Zvýšili jsme produktivitu práce, zlepšili vztahy s partnery a jsme již schopni přesně dodržet veškeré termíny včetně splatnosti faktur.

Pavel Novotnýkonateľ spoločnosti ATALIAN CZ

SLEDOVANIE HOSPODÁRSKYCH VÝSLEDKOV A REPORTING

Ďalšou požiadavkou a zároveň splneným prínosom projektu bolo zabezpečenie sledovania hospodárskych výsledkov na základe jednorazových a dlhodobých zákaziek a strediskového členenia. Tu bolo nutné pri implementácii eliminovať „ľudovú tvorivosť“ užívateľov tak, aby do systému zhotovovali iba správne a pravdivé údaje. Preto už na účtovej osnove boli definované analytické členenia na povinné, nepovinné, zakázané a konštantné. Tento zoznam parametrov bol ďalej rozšírený o tzv. prípustné údaje. Týkalo sa to napr. členenia nákladov na priame a nepriame a ich relatívnej frekvencie.

Pôvodná požiadavka na sledovanie vnútropodnikových výsledkov po strediskách a zákazkách bola dopracovaná o regionálny pohľad. Vedenie spoločnosti teda môže prostredníctvom zostáv v systéme KARAT získavať údaje vzťahujúce sa ku konkrétnej zákazke, stredisku a tiež k regiónu (kraji). KARAT je pritom nápomocný svojou vysokou úrovňou auditovateľnosti. Užívateľ môže niekoľkými kliknutiami prejsť zo súhrnných evidencií až na prvotný doklad, poprípade zostavu výsledkov. Táto vlastnosť potom umožňuje jednoduché zadávanie dokladov z jedného miesta.

Vzhľadom na to, že spoločnosť ATALIAN CZ funguje v štruktúre nadnárodnej korporácie, jednou z nevyhnutných požiadaviek na informačný systém bolo zaistiť reporting pre materskú firmu. Ten musí byť vykonaný do siedmeho pracovného dňa každého mesiaca, a to v presne definovanej štruktúre. Report je generovaný stlačením jediného tlačidla a jeho štruktúra je jasne definovaná a pripravená na import do Business Object. Sledovanie nákladov a výnosov s možnosťou rozpadu na jednotlivé strediská a zákazky je potom využívané pre vnútorné potreby firmy.

ZLÚČENIE EVIDENCIÍ A ZAČATIE RUTINNEJ PREVÁDZKY

Po schválení fúzie bolo ešte potrebné zabezpečiť zlúčenie všetkých duplicitných účtovných evidencií a číselníkov. Zlúčenie prebehlo pri aktivácii nového fiškálneho roku, kde boli nadefinované prevodníkové mostíky tak, aby v systéme existovali iba primárne evidencie a zároveň boli zachované väzby na pôvodné evidencie. Vďaka podpore manažmentu, obetavosti a skúsenostiam používateľov bolo všetko vykonané vo veľmi krátkom čase. Bol dodržaný aj termín pre reporting, ktorý bol vzhľadom na náročnosť všetkých operácií požadovaný s niekoľkodenným odkladom. Zlúčením evidencií a aktiváciou fiškálneho roka bol dokončený proces fúzie oboch spoločností z hľadiska informačného systému. Po dôkladnej kontrole všetkých počiatočných stavov začala rutinná prevádzka celého riešenia.

WORKFLOW ZAISTILO VYŠŠIU EFEKTIVITU INTERNÝCH ČINNOSTÍ AJ SPOKOJNOSŤ DODÁVATEĽOV

Pretože má spoločnosť ATALIAN CZ pomerne rozsiahlu organizačnú štruktúru s pobočkami dislokovanými na rôznych miestach v Českej republike, bolo nutné pri implementácii spriehľadniť a zjednodušiť obeh dokumentov. Vedenie firmy požadovalo kontrolu nad schvaľovaním objednávok a prijatých faktúr bez nutnosti zasielať tlačené doklady. Implementačný partner navyše umožnil definovanie schvaľovacích okruhov tak, aby išlo za bežnej prevádzky presmerovať konkrétny tok, napr. pri dlhodobejšej neprítomnosti zodpovedného zamestnanca na pracovisku. V neposlednom rade sa podarilo v rámci workflow sprevádzkovať upozornenie elektronickou poštou na prípadné prekročenie času konkrétnym pracovníkom pri schvaľovacom procese.

„Řízení pracovních toků a dokumentů v systému KARAT považuji za jeden z nejdůležitějších přínosů implementačního projektu. Oběh dokladů a nastavení upozornění jsou realizovány tak, že nyní přesně víme, kdo a jak v daném čase plní své úkoly. Zvýšili jsme tak produktivitu práce našich pracovníků, zlepšili vztahy s partnery, neboť nyní jsme již schopni přesně dodržet veškeré termíny včetně splatnosti faktur, a v konečném důsledku jsme zajistili větší pořádek v našich interních procesech a agendách,“ uzatvára hodnotenie implementácie systému KARAT Pavel Novotný, konateľ spoločnosti ATALIAN CZ.