IS KARAT v praxi – BPM (Business Proces Management)

Najväčšie výhody nástupného procesu v IS KARAT:

• automatizácia a opakovateľnosť nástupných krokov,
• efektivita, rýchlosť,
• úspora času pri organizácii a komunikácii s kolegami,
• prehľadnosť, pretože je celý proces na jednom mieste.

Ako pomáha BPM pri nástupe nového pracovníka?

V IS KARAT zadám nového pracovníka, vyplním osobné a kontaktné údaje, pozíciu, kouča, príslušnosť k procesu, pracovný úväzok atď. Následne sa spustí BPM nástupný proces, ktorý obsahuje všetky činnosti spojené s nástupom – od zavedenia do účtovných evidencií a vybavenia technikou cez zaradenie pracovného miesta až po kompletný školiaci proces.
Každá činnosť má v rámci BPM definovaného riešiteľa, takže sa celý proces vzťahuje priamo k príslušným kolegom, pre ktorých vygeneruje úlohy v rámci Workflow IS KARAT. Účtovník takto dostane informácie o novom pracovníkovi napr. kvôli evidencii miezd a nahláseniu príslušným inštitúciám, IT oddeleniu kvôli založeniu e-mailových účtov a príprave technického vybavenia, ďalší kolegovia kvôli zavedeniu do IS KARAT, KARAT Assistance či na prípravu vozidla.

Súčasťou vygenerovaného BPM procesu sú aj ďalšie nadväzné evidencie, ktoré sú potrebné na to, aby si pracovník mohol napr. vykazovať svoju prácu na jednotlivé zákazky, aby mu bolo možné plánovať prácu alebo aby mohol žiadať o dovolenku. Jednotlivé kroky spolu úzko súvisia a treba dbať na správnu postupnosť pri vyplňovaní jednotlivých polí – vopred definovaná nadväznosť činností je preto veľkou pomocou. Veľkou výhodou tiež je, že sa vyplnené moduly a evidencie vzájomne previažu, čo šetrí veľa času a tiež nervov mne aj ostatným kolegom.

Pri porovnaní s nástupom zamestnanca, kedy som činnosti nástupného procesu zadávala iba e-mailom, telefonicky alebo osobne, je tento proces skutočne výrazne efektívnejší. Často ma zdržovalo za kolegov chodiť a pripomínať sa – takto máme všetko na jednom mieste a všetky nástupné činnosti sú automatizované, čo nepochybne ocení každý personalista.

Jednou z najväčších výhod procesu je, že s kolegami zapojenými do nástupného procesu máme prehľad o stave nástupných úloh. Prehľadne tu vidíme, či je úloha dokončená, alebo nie, kto má úlohu na starosti a kedy bola úloha vykonaná. Akékoľvek bližšie informácie si tiež môžeme oznamovať v komentároch k jednotlivým úlohám. Akonáhle sú pred nástupom pracovníka alebo počas nástupu vykonané všetky kroky, nástupný proces ukončujem, avšak jednotlivé informácie o priebehu nástupného procesu daného pracovníka zostávajú v IS KARAT uložené a môžem ich kedykoľvek upravovať a aktualizovať.

Oceňujem tiež, že sa z evidencie prepoja kontaktné údaje, informácie o pozícii, koučovi a fotografie nového pracovníka na firemný intranet KARAT Portál.

Mgr. Jana Švarc Orságová
HR manažérka KARAT Software