Intercompany workflow

Vždy som odpovedal, že principiálne áno, pretože workflow môže byť spúšťané vznikom nejakého záznamu a z jednej licencie je možné vložiť záznam do databázy inej licencie. Ale zaradil som si túto otázku do rovnakej kategórie ako otázku: „A je možné vyhľadávať fulltextom v obsahu dokumentov?“ pri prezentáciách DMS. Teda k otázkam, ktoré zaznejú prakticky na každej prezentácii, ale v praxi sa to potom nepoužíva. Tento rok však došlo k tomu, že som bol skutočne požiadaný o implementáciu takého riešenia. V tomto článku by som rád zhrnul možnosti, prínosy a obmedzenia tohto riešenia tak, aby prípadní ďalší záujemcovia a riešitelia mali predstavu, čo ich čaká.

ČO TO JE A K ČOMU TO JE?

Pod pojmom intercompany workflow rozumiem workflow proces v module BPM, ktorý prebieha medzi viacerými licenciami, t. j. úlohy z tohto procesu vznikajú vo viacerých denníkoch úloh. Zásadnou otázkou je, kedy je takéto riešenie prínosné. Ide najmä o dve situácie: Prvá je stav, keď viac licencií vzniká ako súčasť optimalizácie štruktúry firiem. Aj keď de iure existuje niekoľko firiem, pracuje v nich rovnaký okruh zamestnancov, väčšinou na obdobných pozíciách, najmä na pozíciách „schvaľovateľov“. Aj keď prvotné záznamy musia vznikať v jednotlivých licenciách, schvaľovatelia v takomto prípade preferujú, ak nemusia prechádzať niekoľko denníkov úloh v jednotlivých licenciách, ale nájdu všetky úlohy na jednom mieste. Druhá situácia nastáva, keď proces skutočne prebieha medzi viacerými licenciami. Teda keď spoločnosti vykonávajú rôzne činnosti, zvyčajne s inými ľuďmi. Napríklad v prípade projekčnej a realizačnej spoločnosti, kde proces prepája ako činnosti v projekcii, tak následnú realizáciu.

LONG STORY SHORT: IDE TO?

Áno, ide to. Je však potrebné vziať do úvahy určité obmedzenia. Väčšina technických komplikácií má akceptovateľné riešenie, ktoré spomeniem v nasledujúcej časti článku. S čím však treba počítať ako na strane zadávateľa, tak na strane riešiteľa, je vyššia pracnosť. Tá je daná čiastočne nutnosťou riešiť technikálie komunikácie medzi dvoma databázami, ale najmä vyššou náročnosťou na riešenie samotného toku procesu. Pri riešení procesu v jednej licencii je jednoduché natiahnuť spoj z jedného kroku do druhého, resp. niekoľko spojov predstavujúcich rôzne pokračovania (schválenie, zamietnutie, potreba doplnenia a pod.). V prípade procesu medzi licenciami už to také jednoduché nie je. Najmä v situáciách, keď majú tieto rozhodnutia posúvať alebo vracať proces na rôzne miesta. To následne znamená množstvo obchodných pravidiel, odovzdávanie stavových parametrov a podobne. Je teda vždy potrebné dobre zvážiť očakávané prínosy alebo nevyhnutnosť takéhoto riešenia a porovnať ich s vyššou pracnosťou potrebnou ako na prvotný návrh procesu, tak aj na jeho následnú správu.

ČO JE POTREBNÉ VYRIEŠIŤ?

Prílohy

Takmer vždy sú súčasťou workflow procesu aj prílohy. Ich odovzdávanie medzi procesmi je možné vyriešiť buď tak, že sa z jednej licencie (databázy) fyzicky kopírujú do druhej, alebo sa použije spoločné úložisko. T. j. vytvorí sa samostatná databáza na ukladanie príloh, ktorá sa následne namapuje ako jedno z úložísk vo všetkých licenciách. V oboch prípadoch je však potrebné zabezpečiť ich synchronizáciu a zvoliť jej smer. Pri typickom procese schvaľovania nejakých dokladov to bude pravdepodobne tak, že prílohy budú primárne editované v licencii, kde je proces zahájený, a v druhej („schvaľovacej“) licencii budú iba v režime prehliadania.

Dátové polia

Synchronizáciu dátových polí medzi licenciami je možné zabezpečiť tak, že používatelia nezaznamenajú žiadny rozdiel alebo obmedzenie. Zásadným problémom však môže byť ich editácia. Dátovými poľami sú často údaje, ktoré majú v IS KARAT svoj číselník – stredisko, činnosť, zdroj a pod. A ak majú byť v rôznych licenciách v priebehu procesu editované, predpokladá to nejakú formu synchronizácie týchto číselníkov, čo v prípade, že sú synchronizované už pred riešením workflow, nie je problém. Ak by sa mala synchronizácia riešiť až pri implementácii workflow alebo iba kvôli nemu, môže to byť jeden z faktorov, ktorý spôsobí výrazné navýšenie pracnosti riešenia. Potom je na mieste zvážiť, či je ich editácia skutočne nevyhnutná.

Komentáre a história procesu

V priebehu procesu môžu, alebo musia, používatelia k vykonávaným krokom pridávať komentáre. Tie sa v dialógu vykonania zobrazujú ako na záložke „História“, tak aj na záložke „Komentáre“. Obe záložky interne pracujú s radom tabuliek a väzieb v konkrétnej databáze, takže nie je možné zabezpečiť, aby zobrazovali komentáre naprieč licenciami. Je teda nutné vyriešiť ich zobrazovanie inak. Jedným z možných riešení je zobrazovanie komentárov v dialógu vykonania ako ďalšie dátové pole. Príklad je znázornený na obrázku. Pre používateľov to znamená zmenu, nejde však o veľké obmedzenie. Podobne je nutné špeciálne vyriešiť aj zobrazovanie histórie procesu na prvotných záznamoch. Táto história, ktorá sa na prvotnom spracovanom zázname zvyčajne zobrazuje tlačidlom „BPM – História“, môže byť riešená obdobne ako zobrazenie denníka úloh. Pre používateľov opäť toto riešenie neznamená obmedzenie informácií, ako je vidieť na druhom obrázku.

Správa procesu

V tomto prípade nejde ani tak o obmedzenie, ako skôr o potrebu vziať do úvahy, že následná správa a úpravy procesu budú pracnejšie než v prípade procesu v jednej licencii. A to tým viac, čím viac licencií je procesom dotknutých.

ZÁVER

Implementácia workflow procesu medzi licenciami môže zásadne zjednodušiť prácu a zefektívniť procesy. Je však potrebné zvážiť vyššie náklady a nároky na správu systému a posúdiť, či prínosy prevažujú nad zvýšenou zložitosťou. Toto riešenie odporúčam najmä zákazníkom, ktorí majú centralizované tímy alebo potrebujú plynulo prepojiť činnosti medzi viacerými firmami.

Robert Blaha
senior konzultant