WALMAG MAGNETICS: Náročné riadenie kovovýroby v rámci nadnárodnej korporácie

Akým spôsobom sa najmladšia pobočka skupiny WMG vysporiadala s nasadením nového informačného systému a čo ju ešte čaká, popisuje nasledujúca prípadová štúdia.

Walker Pilana Magnetics sa stala súčasťou koncernu Walker Magnetics Group v roku 1991, kedy investovala holandská spoločnosť do časti pôvodného areálu Pilany a zaviedla tu výrobu magnetov.

Walker Pilana Magnetics sa postupne vypracovala na úroveň ostatných pobočiek korporácie. Už nie je len lacným výrobným závodom svojej materskej organizácie v Holandsku. Zaoberá sa tiež predajom a distribúciou výrobkov amerických, holandských i francúzskych pobočiek spoločnosti na východné trhy. Preto došlo v posledných rokoch k vybudovaniu obchodného oddelenia a vytvoreniu vlastnej cenovej politiky pre výrobky celého koncernu.

Naopak pre ostatné pobočky zabezpečujúce západné trhy vyrába Walker Pilana Magnetics zložitejšie a väčšie výrobky na zákazku. Ide o tzv. diskrétnu výrobu, ktorá je veľmi ťažko plánovateľná, pretože k jej spusteniu dochádza takmer výhradne na základe požiadaviek zákazníka.

V súčasnej dobe pracuje v spoločnosti 43 zamestnancov, z toho je 23 výrobných robotníkov, zvyšok tvoria technickohospodárski pracovníci, majstri a pracovníci kontroly.

PREČO KARAT?

Po kúpe holandskou pobočkou koncernu WMG spoločnosť zaviedla informačný systém, ktorý časom prestal dostačovať rozvoju podniku. Vedenie firmy preto definovalo požiadavky na nový informačný systém a v roku 2006 rozhodlo zaobstarať nový komplexný ERP systém. Pomohol tomu aj dotačný program ICT v podnikoch. Filip Sedlář, ktorý zodpovedal za implementáciu v spoločnosti Walker Pilana Magnetics, k výberu dodávateľa uvádza: „V rámci výběrového řízení jsme posuzovali čtyři dodavatele a tři ERP systémy. Nejlépe nakonec uspěla nabídka na dodávku informačního systému KARAT, který měl pozitivní reference nejen ve výrobních firmách, ale jehož konzultanti měli i potřebné know-how.“

Prvá fáza implementácie bola odštartovaná v marci 2007 analýzou procesov a návrhom cieľového riešenia, po ktorom vedenie spoločnosti požadovalo predovšetkým zníženie skladových zásob a rozpracovanej výroby a možnosť efektívne riadiť cashflow firmy.

V rámci výběrového řízení jsme posuzovali čtyři dodavatele a tři ERP systémy. Nejlépe nakonec uspěla nabídka na dodávku informačního systému KARAT, který měl pozitivní reference nejen ve výrobních firmách, ale jehož konzultanti měli i potřebné know-how.

Filip Sedlářzodpovedal za implementáciu v spoločnosti

ÚSPEŠNE VYRIEŠENÉ PROBLÉMY IMPLEMENTÁCIE

V priebehu implementácie sa vyskytlo niekoľko problémov. Komplikované importy dát z pôvodného systému, najmä skladových kariet a ich skupín, technologických postupov a stavu rozpracovanej výroby, zapríčinili oddialenie termínu spustenia systému do ostrej prevádzky. Bola tak ohrozená fakturácia. Systém okamžitých a evidenčných stavov na skladových kartách umožnil vyfakturovať ku koncu mesiaca všetko, čo bolo predané, aj keď na skladových kartách nebola k dispozícii žiadna zásoba.

Druhý závažný problém sa týkal výroby. Pri implementácii sa zistilo, že nie je možné použiť štandardný kalkulačný vzorec na ocenenie rozpracovanej výroby z návrhu cieľového riešenia, pretože v skupine Walker Group sa používa iná kalkulácia.

V súčasnosti používaný kalkulačný vzorec pre rozpracovanú výrobu sa skladá z miezd, kooperácií, materiálu. Hodnota zložky miezd je vypočítaná ako vykázaná hodina pracovníka násobená sadzbou za hodinu práce. Hodnota zložky kooperácie je FIFO cena kooperácie od dodávateľa. Hodnota zložky materiál je FIFO nákupnou cenou.

Ďalší problém sa vyskytol pri oceňovaní materiálu. Pôvodný systém pracoval s pevnými cenami, ktoré boli stanovené na celý rok dopredu, a prípadné rozdiely potom boli premietané do účtovníctva ako cenová odchýlka.

V neposlednom rade bolo nutné upraviť firemné procesy tak, aby bolo možné pracovať s cenami podľa FIFO, ktoré systém KARAT využíva v skladoch aj vo výrobe.

Všetky uvedené problémy sa podarilo úspešne vyriešiť. Užívatelia pritom objavovali možnosti systému a získavali pod kontrolu všetky firemné procesy.

ŠKOLENIE JE ZÁKLAD DOBRÉHO PRIJATIA SYSTÉMU UŽÍVATEĽMI

Pri školení užívateľov sa ukázalo, aké je dôležité nielen všetky procesy a postupy presne popísať, ale aj vysvetliť, prečo sa tieto činnosti dejú a aký majú zmysel. V tejto súvislosti odporúča Filip Sedlář potenciálnym užívateľom systému KARAT:

„KARAT obsahuje modul Certifikace, který je velmi dobrým pomocníkem při školení pracovníků, a to formou testování. Umí generovat testy z nápovědy KARAT, můžete v něm zadávat úkoly v posloupnosti, jako například vytvoř objednávku, z ní připrav dodací list a fakturu.“

DOSIAHNUTÉ CIELE A PRÍNOSY PROJEKTU

Na začiatku projektu boli jasne definované požadované prínosy. Najvyššiu prioritu malo zvýšenie úspešnosti plánovania na prvý pokus, zvýšenie obrátky zásob, zníženie nákladov nákupu pomocou optimalizácie dodávok a zvýšenie cashflow spoločnosti. V druhom poradí bolo požadované získavanie informácií o stave rozpracovanosti zákazky, riadenie ľudských zdrojov, poskytovanie informácií o trhu a práci obchodníkov, skrátenie dodacích lehôt zákaziek a zvýšenie zisku. Väčšinu týchto požiadaviek sa podarilo naplniť.

Niektoré z nich sú súčasťou ďalších projektov, ktoré Pilana v spolupráci s KARAT Software rieši v rámci rozvoja systému. Nie všetky prínosy je možné efektívne vyhodnotiť, najmä na základe tvrdých metrík. Chýbajú k tomu totiž presné referenčné údaje z minulosti, kedy vo firme fungovalo viac nepreviazaných systémov, bez zjednotenej dátovej základne. K ďalším významným prínosom implementácie bezpochyby patrí poriadok v databáze obchodných kontaktov. Pri zavádzaní CRM (modulu pre podporu riadenia vzťahov so zákazníkmi) boli vyhľadané celkom tri možné zdroje obchodných kontaktov.

Prvým boli dáta z pôvodného systému pre riadenie výroby, druhý predstavoval účtovný softvér a posledný zdroj tvorili kontakty z MS Outlook, ktoré poskytli jednotliví pracovníci obchodného oddelenia. Podarilo sa tak vytvoriť, vyčistiť a konsolidovať databázu obsahujúcu takmer tritisíc kontaktov.

ĎALŠÍ ROZVOJ SYSTÉMU

V najbližšej budúcnosti tiež plánuje Walker Pilana Magnetics rozšíriť systém KARAT o plánovací modul. Sľubuje si od neho predovšetkým zvýšenie spoľahlivosti dodacích termínov. Ďalším cieľom je zavedenie odvádzania výroby v reálnom čase cez čiarové kódy.

Počíta sa tiež so zavedením noriem pre všetky výrobné operácie a zmenou časového odmeňovania pracovníkov vo výrobe na prácu v úlohe. Tieto úlohy sa budú realizovať v rámci bežného rozvoja systému KARAT.