METALIMEX: Medzinárodné komoditné obchody s podporou českého ERP systému

V súčasnej podobe pôsobí od roku 1989, pričom jej založenie sa datuje až do roku 1948, kedy bola zriadená vyhláškou ministerstva obchodu.

V posledných troch rokoch dosahuje spoločnosť METALIMEX výrazné hospodárske úspechy, a to ako z hľadiska objemu zobchodovaných surovín, tak aj tržieb, zisku a ďalších finančných ukazovateľov. Nasledujúca prípadová štúdia popisuje, ako spoločnosť pristúpila k výmene informačného systému, prečo nakoniec zvolila riešenie od tuzemského výrobcu a ako jej tento nový ERP systém pomáha riadiť každodennú rutinnú agendu, bez ktorej by nemohla uskutočňovať to podstatné – medzinárodné komoditné obchody.

STRATEGICKÉ SUROVINY POD DROBNOHĽADOM

METALIMEX a.s. je čisto obchodná spoločnosť. Zaoberá sa nákupom a predajom farebných kovov, výrobkov a polotovarov z týchto komodít. Ďalej obchoduje s výrobkami čiernej metalurgie v celej štruktúre hutníckej výroby. Rovnako nakupuje a predáva železný šrot a odpad z farebných kovov. Firma tiež podniká v oblasti palív, čo sa týka energetického a koksovateľného uhlia, koksu a antracitu. Predáva tiež vysoko akostný uhoľný prach z výroby dcérskej spoločnosti Coal Mill, pre výrobu ktorého zároveň zaisťuje vstupné suroviny. V neposlednom rade dodáva energiu priamym partnerom v rámci synergických obchodných väzieb a v menšom objeme poskytuje aj prepravné služby.

POSTAVENIE NA TRHU A KONKURENČNÉ VÝHODY SPOLOČNOSTI

METALIMEX a.s. dosiahol v poslednom fiškálnom období (2010) tržby vo výške 14 mld Kč pri počte 70 zamestnancov. Jeho hlavnou konkurenčnou výhodou je dlhodobá skúsenosť s predmetom podnikania a pôsobenia na širokom segmente trhu, v ktorom sa mu nemôže rovnať žiadny z jeho existujúcich konkurentov. Spoločnosť má certifikovanú úroveň systému riadenia kvality podľa normy STN EN ISO 9001:2008.

NA CESTE K NOVÉMU INFORMAČNÉMU SYSTÉMU

Až do roku 2003 fungoval v spoločnosti jednoduchý informačný systém od lokálneho producenta. Potom prebehli v METALIMEX a.s. zmeny vo vlastníckej štruktúre, po ktorých sa firma stala stopercentnou súčasťou OKD, pre ktoré už od roku 1998 zaisťovala všetok export čierneho uhlia. Následne bol METALIMEX a.s. nútený prejsť na systém SAP R/3, čo bola povinnosť pre všetky dcérske spoločnosti OKD. V roku 2006, kedy väčšinový podiel vo firme odkúpil nový akcionár, spoločnosť MTX CZ, sa zmenili aj podmienky pre ďalší rozvoj IS/ICT. Už nebolo nutné trvať na prevádzke SAP R/3 a spoločnosť mohla uvažovať o voľbe akéhokoľvek iného ERP systému.

ŠPECIFIKA VÝBEROVÉHO KONANIA

V októbri 2008 zorganizovali zodpovední pracovníci METALIMEX a.s. výberové konanie, a to rovno po dvoch líniách. V tej prvej sa obrátili na niekoľko partnerov SAP s cieľom zistiť možnosti a podmienky upgradu. Druhú líniu predstavoval výber informačného systému od ostatných dodávateľov. Oslovených bolo celkom 20 spoločností.

Celkom bolo vybraných sedem ponúk na nový informačný systém, ktoré spĺňali predstavy a požiadavky spoločnosti. V nasledujúcom 2. kole bola s každým z týchto siedmich uchádzačov absolvovaná jednodňová analýza.

O postupe najúspešnejších uchádzačov do 3. kola rozhodovala pracovná skupina zložená z kľúčových užívateľov, ktorá konsenzuálne vybrala dvoch favoritov – KARAT Software a.s. a spoločnosť ITS a.s., ktorá bola dodávateľom pôvodného lokálneho riešenia, na ktorého boli pracovníci METALIMEX a.s. zvyknutí. Obe spoločnosti boli vyzvané k ďalšej prezentácii, počas ktorej upresnili otázky a predviedli automatizáciu niektorých čiastkových procesov vo väčšom detaile. Spoločnosť KARAT Software bola nakoniec úspešnejšia a stala sa jediným vyzývateľom pre dodávateľov SAP.

KARAT PROTI SAP

V druhej línii, kde sa rozhodovalo o potenciálnom dodávateľovi upgrade SAP, bola vybraná spoločnosť MPI Consulting. Rozhodol fakt, že v nej pracovali konzultanti, známi zo svojho pôsobenia v spoločnosti, ktorá pôvodne zaisťovala pre METALIMEX a.s. podporu SAP.

Začalo porovnávanie možností a dopadov upgradu SAP a nasadenia nového systému KARAT, a to z troch pohľadov. Prvý z nich bol zameraný na kvalitatívne pokrytie štandardných procesov a riešenie funkcionalít pre špecifické procesy. Jedným z nich je tzv. vnútorná virtuálna banka. Tá slúži ako nástroj na podporu samostatného hospodárenia všetkých úsekov spoločnosti. Každý z nich pracuje na základe úveru, s ktorým musí efektívne nakladať a platiť z neho úroky predstavujúce nákladové položky v kalkulácii.

Na prevedenie virtuálnej banky a nadväzujúcich procesov do informačného systému bolo potrebné nastaviť všetky čiastkové činnosti a pracovné postupy až do najmenšieho detailu a navrhnúť príslušné zákazkové úpravy. Podobnú analýzu si vyžiadali aj ďalšie špecifické procesy, ako zaisťovanie cien komodít, menových kurzov pre jednotlivé obchody na vstupe aj výstupe a pod.

„Varianta inovace SAP u nás měla ztíženou pozici. Se stávajícím řešením jsme totiž nebyli moc spokojeni. Přechod od relativně jednoduchého, ale přehledného ekonomického systému na SAP znamenal rozladění mnoha zaměstnanců. Práce s ním byla těžkopádná i pro pasivní uživatele, kteří pouze používají určité typy výstupních sestav pro svou práci. Pokud se mělo v SAP něco měnit, předpokládalo to časově a finančně náročné zásahy, přičemž odezvy na naše požadavky byly příliš dlouhé – často s prodlevami dvou nebo tří měsíců,“ uvádza Michal Zeleňák, riaditeľ pre prevádzku a controlling.

„Po prezentacích konkurenčních ERP systémů jsme dospěli k názoru, že jsme schopni fungovat bez SAP za daleko lepších podmínek, než tomu bylo doposud. Dále jsme zohlednili fakt, že bychom mohli spolupracovat přímo s výrobcem, který zná jádro svého řešení a ví, jak do něj může zasáhnout a učinit příslušné úpravy ve prospěch uživatelů. To jsme považovali za nezanedbatelnou výhodu,“ dodáva Michal Zeleňák.

PREČO KARAT USPEL PRED KONKURENCIOU

O voľbe ponuky na obstaranie a implementáciu informačného systému KARAT rozhodli tri hlavné faktory. Prvým bola kvalita pokrytia a integrácie procesov. Systém KARAT sa prejavil ako flexibilnejší voči možným zmenám, operatívnejší pri každodennom používaní a užívateľsky prívetivý. Druhým faktorom bola časová náročnosť implementácie. Upgrade SAP by prebehol iba na technickej úrovni, teda bez úpravy procesov. Trval by však zhruba rovnakú dobu, ako zavedenie úplne nového systému KARAT, čo opäť hovorilo v prospech českého uchádzača.

Tretím dôležitým faktorom bola výška celkových nákladov na vlastníctvo. Technický upgrade SAP by prebehol za cenu porovnateľnú s obstaraním licencií a implementáciou nového systému KARAT. Do celkových nákladov na vlastníctvo sa premietla aj cena servisného poplatku, ktorá bola u SAP nepomerne vyššia a ďalej tiež hodinová sadzba konzultanta, s ktorou bolo nutné do budúcnosti počítať, pretože používatelia relatívne často požadujú najrôznejšie druhy úprav. Po zhodnotení nákladov oboch variantov riešenia v období piatich rokov došli zodpovední pracovníci METALIMEX a.s. k záveru, že prechod na nový informačný systém KARAT prinesie v porovnaní s upgradom a následnou prevádzkou SAP značnú finančnú úsporu.

„KARAT Software nabídl naší společnosti také kvalitní konzultační tým, o jehož kompetentnosti jsme se přesvědčili při prezentacích. K požadavkům a problémům uživatelů přistupovali jeho členové ochotně a vždy dokázali navrhnout adekvátní řešení. Po zhodnocení všech uvedených faktů dospěla pracovní skupina pověřená výběrovým řízením k závěru, že navrhne představenstvu společnosti uzavřít smluvní vztah s KARAT Software a pořídit ERP systém právě od tohoto tuzemského dodavatele,“ uzatvára hodnotenie výberového konania Michal Zeleňák.

KARAT Software nabídl naší společnosti také kvalitní konzultační tým, o jehož kompetentnosti jsme se přesvědčili při prezentacích. K požadavkům a problémům uživatelů přistupovali jeho členové ochotně a vždy dokázali navrhnout adekvátní řešení.

Michal Zeleňákriaditeľ pre prevádzku a controlling

CIELE A PRIEBEH IMPLEMENTAČNÉHO PROJEKTU

V apríli 2009 schválilo predstavenstvo spoločnosti návrh pracovnej skupiny s cieľom spustenia ostrej prevádzky nového systému k 1. 1. 2010. Implementačný projekt sa začal podpisom zmlúv a analýzou, ktoré venovali pracovníci oboch spoločností štyri mesiace. Po odsúhlasení cieľového konceptu riešenia prebehla 1. etapa vlastnej implementácie s tým, že od 1. januára bolo možné odovzdať na užívanie ekonomickú a účtovnú agendu. Až do júna 2010 potom bola realizovaná 2. etapa projektu, počas ktorej sa zavádzali ďalšie potrebné funkčnosti a kontroloval chod všetkých kľúčových procesov za asistencie konzultantov dodávateľskej firmy tak, aby bol systém čo najlepšie odladený pre bezchybnú prevádzku.

„Uživatelé byli zvyklí na velkou svázanost a silně limitované možnosti práce z doby, kdy měli k dispozici SAP. Informační systém KARAT je však daleko více otevřený a bylo nutné do něj doplnit některá potřebná omezení a výstražná hlášení tak, aby lidé nečinili při pořizování dat zbytečné chyby,“ komentuje jednu z hlavných požiadaviek na zákazkové úpravy Michal Zeleňák a dodáva: „Tuto relativní nevýhodu KARAT dokázal vyvážit svou flexibilitou. Všechny úpravy bylo možné provést ve velmi krátkém čase.“

Systém bol nakoniec po realizácii oboch etáp úspešne odovzdaný do ostrej prevádzky, a to pre celkom 30 súčasne pracujúcich užívateľov. Je vybudovaný na dvojvrstvovej architektúre klient/server a využíva technológiu hrubého klienta.

SKÚSENOSTI A POZNATKY

„Za zcela zásadní pro úspěšný průběh implementačního projektu považuji schopnost uřídit jednotlivé členy týmu na obou stranách. K tomu je nezbytné udržovat pozitivní atmosféru a zvládat krizové situace, kterých se vždy během tak náročné práce vyskytne několik. Těžko by šlo obě tyto podmínky splnit bez profesionálního vedení na straně dodavatele. V tomto ohledu jsme měli štěstí, neboť KARAT Software pro nás zajistil velmi kvalitní a zkušené pracovníky. Když jsme nebyli s jedním z nich spokojeni, dokázal ho ve velmi krátké době nahradit, přeorganizovat celý tým a dotáhnout implementaci úspěšně do konce,“ zhŕňa svoje skúsenosti Michal Zeleňák.

„Důležité je rovněž vyhradit si dostatek času na úvodní analytické práce, během nichž je potřeba dopracovat se k návrhu cílového konceptu. K tomu je ovšem nezbytné, aby si obě strany navzájem porozuměly. To se týká odborné terminologie, požadavků a možností jejich řešení tak, aby se kvůli neshodám nemusely některé kroky vícekrát opakovat,“ dopĺňa Michal Zeleňák.

Pro aktivní uživatele a správce systému je významným přínosem otevřenost a flexibilita nového ERP. Vzhledem k tomu, že disponujeme poměrně silným IT oddělením, vyhovuje nám možnost upravovat si některá jeho nastavení vlastními silami.

Michal Zeleňákriaditeľ pre prevádzku a controlling

CELKOVÉ PRÍNOSY RIEŠENIA

Informačný systém KARAT pomohol spoločnosti METALIMEX a.s. zaistiť základné potreby v oblasti automatizovaného spracovania dát. Tými sú zjednotenie a centralizácia dátovej základne, integrácia a pokrytie kľúčových procesov požadovanými funkciami systému a dosiahnutie jednotnej verzie pravdy na všetkých jeho výstupoch. V týchto požiadavkách sa mu podarilo úplne nahradiť pôvodné riešenie SAP, a to za podstatne výhodnejších finančných podmienok. Boli totiž dosiahnuté ročné úspory celkových nákladov na vlastníctvo vo výške 40 % oproti východiskovému stavu. KARAT nezostal pozadu ani v pokrytí špecifických procesov. Pre tých síce bolo nutné uskutočniť celý rad zákazkových úprav, ale vzhľadom na ich unikátnosť by sa tomuto riešeniu nevyhol dodávateľ žiadneho konkurenčného systému.

„Pro aktivní uživatele a správce systému je významným přínosem otevřenost a flexibilita nového ERP. Vzhledem k tomu, že disponujeme poměrně silným IT oddělením, vyhovuje nám možnost upravovat si některá jeho nastavení vlastními silami. Jde například o filtry, uživatelské nabídky nebo drobné automatizované funkce na jedno tlačítko. Pasivní uživatelé systému, mezi něž se rovněž řadím, pak oceňují velmi jednoduché a přehledné pořizování výstupních sestav. V tomto je nový systém skutečně efektivním pracovním nástrojem,“ uzatvára svoje hodnotenie Michal Zeleňák.