Frema: Konštrukcia a výroba foriem so storočnou tradíciou

Nasledujúca prípadová štúdia popisuje, ako sa spoločnosť, ktorá je typickým nástrojárskym podnikom, vysporiadala s výberom a nasadením moderného ERP systému.

NÁSTROJIAREŇ NIELEN PRE AUTOMOBILOVÝ PRIEMYSEL

Vo svojich začiatkoch zamestnávala spoločnosť Frema okolo 700 ľudí, a to na niekoľkých dislokovaných pracoviskách. Postupom času sa špecializovala na výrobu foriem, najprv pre obuvnícky priemysel. Počas jeho útlmu postupne preniesla ťažisko svojej produkcie na automobilový priemysel a snaží sa o jej diverzifikáciu aj do ďalších odvetví. V súčasnosti firma pôsobí v jednom areáli, zamestnáva 90 pracovníkov a dosahuje obrat okolo 70 mil Kč.

Jej hlavným produktom sú formy na výrobu hlavových opierok, podrúčiek, clôn a ďalších dielov, z ktorých sa potom tvorí interiér automobilu. Ďalej vyrába tzv. preparovacie formy pre produkty z polypropylénu a polystyrénu, ako sú napr. výplne nárazníkov a formy pre gumové výlisky, ku ktorým patria okrem iného koberčeky, plata do kufrov automobilov a pod.

Firma sa ďalej zaoberá produkciou jednoúčelových zariadení – rámov, nosičov doplnených o ďalšie komponenty s elektronickými alebo pneumatickými prvkami. Tieto zariadenia sú konštruované a vyrábané výhradne na mieru a podľa priania jednotlivých zákazníkov. Frema poskytuje služby, a to v oblasti návrhu technického riešenia foriem, tvorby výkresovej dokumentácie, podpory vývoja finálneho výrobku, výroby prototypových modelov. K samotnej výrobe potom používa CNC centrá, elektroerozívne hĺbičky a ďalšie typické obrábacie stroje vrátane meracieho zariadenia, ktoré priebežne modernizuje.

Hlavným zdrojom na výrobu foriem sú hliníkové zliatiny a oceľové materiály, ktoré firma nakupuje vždy na základe výberových konaní. Finálne výrobky potom dodáva zhruba z polovice na slovenský trh, zvyšných 50 % odoberajú zákazníci z krajín EÚ, najmä Nemecka a Slovinska.

INŽINIERSKE PRÁCE MALÉHO ROZSAHU

Výrobný proces sa spúšťa prijatím požiadavky zákazníka, pre ktorého firma vytvorí ponuku so základnými obrysmi riešenia, ktoré sa potom ďalej upresňuje. Pokiaľ dôjde k zhode na podobe výrobku a cene, nasleduje tvorba technologického rozpisu, konštrukčné práce a príprava výroby. Akonáhle je pripravená technická dokumentácia, obvykle v trojrozmernej podobe, začnú sa spracovávať programy pre obrábacie stroje. Po dokončení výrobku nasleduje jeho odvedenie na sklad a expedicia zákazníkovi.

V prípade, keď nestačia vlastné výrobné kapacity, sú k dispozícii vopred vytipovaní kooperanti, ktorí predstavujú určitú „zálohu“ pre plnenie zákaziek. Uvedeným spôsobom firma realizuje cca 100 zákaziek ročne. Každá z nich je v podstate unikátna a len veľmi malý počet z nich je možné opakovane využiť.

Technické dokumentácie k zákazkám sú od zavedenia informačného systému KARAT evidované v elektronickom archíve. K ďalším činnostiam patrí poskytovanie servisu, ktorý zahŕňa nielen opravy, ale aj modifikácie hotových foriem alebo zariadení.

K ROZHODNUTIU O INVESTÍCII NAPOMOHLI EURÓPSKE FONDY

Frema pôvodne používala samostatné aplikácie pre účtovníctvo, výrobu a spracovanie miezd. Postupom času začala používateľom chýbať previazanosť na ďalšie agendy, najmä z oblasti ekonomiky a logistiky. Čiastkové riešenie navyše zastarávalo a dostalo sa až do havarijného stavu, pretože jeho poskytovateľ ukončil ďalší vývoj a podporu.

V tomto období sa firme naskytla príležitosť využiť na obstaranie a implementáciu moderného informačného systému dotačný program ICT v podnikoch, ktorý je súčasťou Operačného programu Podnikanie a inovácie. V lete roku 2007 došlo k zásadnému rozhodnutiu zaobstarať informačný systém práve v rámci prvej výzvy spomínaného dotačného programu. Vedenie firmy požadovalo predovšetkým komplexné riešenie, ktoré by integrovalo jednotlivé podnikové procesy a agendy. Očakávalo tiež zníženie počtu pracovníkov, najmä v administratíve.

DOTAČNÝ PROGRAM OTVORIL NOVÉ MOŽNOSTI

„Již před rozhodnutím o investici do informačního systému za pomoci dotačního programu jsme sbírali informace o informačních systémech a jejich dodavatelích. Absolvovali jsme několik prezentací, abychom si učinili obrázek o nabídce na českém trhu a možnostech některých řešení,“ komentuje počiatky výberu Vilma Štěpánová, vedúca úseku ekonomiky a financií spoločnosti Frema.

„Stanovili jsme si finanční limit pro celkovou investici. Dotační program ICT v podnicích, který naší firmě poskytl 50 % financí pro realizaci projektu, nám umožnil velkoryseji uvažovat o pokrytí agend, k jejichž automatizaci a integraci bychom zřejmě jinak nepřistoupili. Časem se ale ukázalo, že jsme tuto možnost využili správně a pro firmu znamená neoddiskutovatelné přínosy,“ dopĺňa Pavel Joura, riaditeľ a konateľ spoločnosti Frema.

PREČO SME VYBRALI INFORMAČNÝ SYSTÉM KARAT?

Výberové konanie sa uskutočnilo na konci roka 2007. Firma si na jeho realizáciu najala externých odborníkov tak, aby jej pomohli dodržať všetky podmienky, ktoré vyžaduje dotačný program ICT v podnikoch.

Výberového konania sa zúčastnili iba tri spoločnosti. Všetky pritom ponúkali kvalitný ERP produkt. Ako víťazná bola nakoniec vybraná ponuka spoločnosti KARAT Software. Čo viedlo zodpovedných pracovníkov spoločnosti Frema k takému záveru?

„V prvé řadě byl pro nás důležitý poměr cena/kvalita každé nabídky, přičemž se ukázalo, že ani jedna z nich nesplňuje zcela stoprocentně naše požadavky. KARAT Software na rozdíl od konkurentů pro nás ale představoval seriózního garanta – byl totiž nejen dodavatelem, ale i výrobcem systému, který nese všechny záruky za jeho další vývoj a je pro zákazníka přímým partnerem v komunikaci. Ostatní nabídky totiž podali pouze distributoři, nikoliv vývojáři systému, což našim představám o další spolupráci příliš nevyhovovalo,“ uvádza Vilma Štěpánová.

„Konkurenční nabídky vykazovaly také další nedostatky. Někteří dodavatelé nabízeli příliš úzký tým pro realizaci projektu. Žádný z nich pak neuměl navrhnout odpovídající řešení pro řízení výroby, zejména pro naše specifické požadavky v oblasti nedokončené výroby,“ dopĺňa Vilma Štefanová.

„Za velice cennou považuji skutečnost, že se na výběru informačního systému podíleli sami uživatelé. Hodnocení se zúčastnilo cca 20 pracovníků, kteří v podstatné většině preferovali systém od společnosti KARAT Software,“ uzatvára problematiku výberového konania Pavel Joura.

Za velice cennou považuji skutečnost, že se na výběru informačního systému podíleli sami uživatelé. Hodnocení se zúčastnilo cca 20 pracovníků, kteří v podstatné většině preferovali systém od společnosti KARAT Software

Pavel Jourariaditeľ a konateľ spoločnosti Frema

HLAVNÉ ASPEKTY IMPLEMENTAČNÉHO PROJEKTU

Implementácia informačného systému KARAT Advance pre 15 súčasne pracujúcich užívateľov začala v decembri 2007 a trvala so všetkými prípravnými prácami päť mesiacov. Prvá etapa projektu zahŕňala oblasť účtovníctva a riadenia ekonomiky vrátane výkazníctva, nákupnú a predajnú logistiku, personalistiku a mzdovú agendu vrátane odmeňovania v úlohovej mzde, riadenie skladového hospodárstva, riadenie objednávkového cyklu a zákaziek, technickú prípravu výroby, kooperácie a reklamácie.

Druhá etapa sa venovala zvládnutiu vývojových nástrojov, tzv. otvorenosti systému KARAT, čo firme umožňuje vlastnými silami si systém prispôsobiť predstavám užívateľov. Súčasťou druhej etapy bola aj oblasť riadenia majetku, implementácia dochádzkového systému a obstaranie prehliadača ENOVIA. Projekt bol ukončený v decembri 2009.

Firma musela riešiť predovšetkým vlastné interné problémy, ktoré vyplývali zo stavu podnikovej informatiky a jej obsluhy. Bolo treba inovovať hardvér, sieťovú infraštruktúru aj pracovné stanice. Nové prostredie moderného ERP systému kládlo vyššie nároky na užívateľov, ktorí boli doteraz zvyknutí využívať jednoduché dialógové rozhrania alebo príkazový riadok zastaraného riešenia na báze DOS. Preto bol tiež kladený veľký dôraz na kvalitu a rozsah školení, ktoré sa začalo ešte pred úvodnou analýzou a definovaním cieľového konceptu. Používatelia boli oboznámení predovšetkým s možnosťami prostredia systému Windows a jeho obvyklými funkciami.

„Jedním z problémů bylo přesvědčit uživatele o nutnosti pořizování některých typů dat, na něž z minulosti nebyli zvyklí. Přibylo jim tak totiž více každodenní pracovní agendy, která je však zcela nezbytná, např. pro reporting vedení společnosti,“ uvádza Pavel Joura.

SYSTÉM PRINIESOL ÚPLNÚ ZMENU MYSLENIA VO FIRME

„Systém přinesl do firmy především pořádek v datech. Dále vnutil uživatelům jistá pravidla a pracovní návyky, s nimiž se sice vyrovnávali delší dobu, ale nyní je již jasně vidět, že jsou ku prospěchu celé firmy. Systém poskytuje jednu verzi pravdy na všech výstupech, díky integraci všech procesů šetří čas při pořizování dat z jednoho místa a vedení společnosti dostává do rukou sestavy tolik potřebné pro porovnávání ekonomických veličin v různých obdobích a manažerské rozhodování,“ vypočítava prínosy riešenia Vilma Štěpánová.

„Implementační projekt přinesl i řadu vedlejších efektů. Například rozbil stávající nedobré rutinní postupy. Všichni technici, kteří se stali jeho uživateli, museli sáhnout do svých znalostí a získat na řešení problémů jiný náhled. Za důležité považuji, že se podařilo standardizovat procesy ve výrobě a skladovém hospodářství. Odbavování zakázek je nyní přehlednější, systém poskytuje možnost kontroly a ověřování použitých postupů. Jedním z důležitých nepřímých přínosů implementace je snížení stavu nízkoobrátkových zásob na skladě,“ uvádza Pavel Joura.

Za důležité považuji, že se podařilo standardizovat procesy ve výrobě a skladovém hospodářství. Odbavování zakázek je nyní přehlednější, systém poskytuje možnost kontroly a ověřování použitých postupů. Jedním z důležitých nepřímých přínosů implementace je snížení stavu nízkoobrátkových zásob na skladě.

Vilma Štěpánovávedúci úseku ekonomiky a financií spoločnosti Frema

„Ne vše je samozřejmě beze zbytku hotové. Pracujeme na vylepšování systému i zkvalitňování procesů tak, aby chybovost celého řešení byla minimální. Chystáme se rovněž k zavedení nového modulu pro řízení pracovních toků a dokumentů (Workflow). Na některých oblastech budeme pro jejich složitost pracovat zřejmě delší dobu. To se týká zejména vykazování výrobních operací. Fungování nástrojárny je ze značné části založeno na schopnosti improvizace, což lze informačním systémem podchytit velmi obtížně,“ uzatvára hodnotenie prínosov a výhľadu ďalšieho rozvoja systému Pavel Joura.

ODPORÚČANIA PRE FIRMY CHYSTAJÚCE SA ZAPOJIŤ NOVÝ INFORMAČNÝ SYSTÉM

Projekt v spoločnosti Frema rovnako ako v mnohých ďalších strojárskych firmách jasne ukazuje, že hlavným faktorom úspechu je dôkladná príprava.

Tá sa týka predovšetkým dobre popísaných procesov a stanovenia požiadaviek na informačný systém podľa priorít. Vedenie firmy s kľúčovými užívateľmi by malo vedieť stanoviť nie viac ako 10 hlavných požiadaviek a tie rozpracovať tak, aby boli dostatočne podrobné a zrozumiteľné.

„Firma by měla vědět, kde potřebuje úpravu systému na míru a kde se naopak přizpůsobí jeho standardnímu nastavení. To samozřejmě nelze říci bez podrobné procesní analýzy. Je třeba se připravit i na další změny, v našem případě to bylo např. číslování zakázek, změnové řízení při inženýrských pracích na zakázku nebo kalkulací nákladů,“ upozorňuje Vilma Štěpánová.

„Důležité je rovněž vybrat správné lidi, kteří se budou implementaci věnovat. To se týká i konzultačního týmu na straně dodavatele. My jsme v tomto měli šťastnou ruku, proto mohu říci, že s konzultačními službami KARAT Software jsme byli spokojeni,“ uzatvára odporúčania spoločnosti Frema Pavel Joura.