IS KARAT v praxi – Využitie modulu CRM nielen pre obchodné činnosti

CRM riešenie nám umožňuje sledovať celý priebeh obchodného prípadu a identifikovať kľúčové informácie nevyhnutné pre akékoľvek obchodné rozhodnutia. Medzi tieto údaje patrí hodnota obchodnej príležitosti, pravdepodobnosť jej získania, vážená hodnota príležitosti, termíny realizácie a vstupný kanál, ktorým príležitosť vznikla. Všetky tieto informácie sú ďalej analyzované a vyhodnocované pomocou modulu Manažér informačného systému KARAT, ktorý nám poskytuje detailný prehľad o rozpracovanosti obchodných prípadov, ich rozdelení podľa segmentov, obchodníkov, informačných kanálov, rozdelení v partnerskom kanáli a pod. Súčasne veľmi starostlivo vyhodnocujeme celý rad kľúčových ukazovateľov, ako je pomer medzi licenciami a prácou, pomer medzi typmi práce či celková efektívna hodinová sadzba a ďalšie. Vďaka týmto analýzam získavame pohľad na obchodné aktivity na základe presných a relevantných dát.

Okrem využitia CRM na podporu obchodných aktivít ho zároveň používame aj na marketingové účely. V marketingu môže byť u niektorých z vás využitie tohto modulu menej intenzívne než pri obchodných aktivitách. Prinášam preto krátky prehľad, ako v rámci CRM podporujeme marketingové aktivity v našom informačnom systéme a v celej spoločnosti.

Pozvánky na marketingové akcie, ako sú KARAT Konferencie, stretnutia KARAT Solution partnerov, rozosielanie časopisu KARAT News, vianočné darčeky pre našich zákazníkov, školenia správcovstva a otvorenosti IS KARAT či webináre na vybrané témy, sú vždy spojené so založením nového záznamu v evidencii Aktivity modulu CRM. Účastníci týchto akcií sú do aktivít importovaní pomocou predpripravených filtrov, ktoré vychádzajú z rôznych údajov evidovaných pri osobách vo firme. Tento zoznam je následne manuálne upravený, pričom účastníci môžu byť ručne pridaní alebo odstránení podľa potreby. Všetci účastníci sú potom zaradení do 1. stupňa aktivity a pripravení na oslovenie e-mailom.

Pre možné odoslanie pozvánky e-mailom je potrebné:

1. ŠABLÓNA E-MAILU

Vytvorenie šablóny e-mailu s pozvánkou, graficky spracovanej vo firemných farbách a s tematickými obrázkami, realizuje náš grafik. Tento úkon však zvládne aj bežný používateľ, ktorý má základné znalosti.

2. DOTAZNÍK V IS KARAT

Následne je v číselníku modulu CRM IS KARAT vytvorený dotazník, ktorý v najjednoduchšej variante obsahuje iba jednu otázku: zúčastním sa/nezúčastním sa. Pri pozvánkach na školenia či webináre je dotazník rozšírený o sadu ďalších otázok, napríklad o výber tém školenia alebo webinára, záujem o zabezpečenie ubytovania a pod. Dotazník má tiež väzbu na predpripravenú

HTML šablónu e-mailu pozvánky, ktorá jednoducho definuje jej vzhľad.

3. UDALOSŤ MARKETINGOVEJ AKTIVITY V CRM

Posledným krokom je vytvorenie udalosti marketingovej aktivity. Táto udalosť zahŕňa definovanie parametrov, ako sú dátumy platnosti prihlásenia, nastavenie automatického vygenerovania udalosti o odoslaní pozvánky pre každú oslovenú osobu v CRM, špecifikácia e-mailovej adresy odosielateľa, väzba na súvisiaci dotazník a ďalšie.

Po príprave aktivity sa spustením funkcie Generovať vytvoria jednotlivé e-maily s pozvánkou pre každého účastníka v 1. stupni aktivity. Podľa nastavenia automatického generovania udalostí môže byť pre všetkých oslovených účastníkov automaticky vytvorená zodpovedajúca CRM udalosť. Tá vždy eviduje záznam o odoslaní e-mailovej pozvánky konkrétnej osobe a firme zákazníka s pozvánkou na účasť na príslušnej marketingovej akcii.

Šablóna e-mailovej pozvánky obsahuje tlačidlo Registrovať, ktoré po kliknutí otvorí dotazník spojený s pozvánkou. Oslovená osoba dotazník vyplní – v najjednoduchšom prípade potvrdí svoju účasť. V prípade školení či webinárov pokračuje výberom jednotlivých tém a odpovedá na prípadné doplňujúce otázky.

Informácie z vyplneného dotazníka k danej marketingovej aktivite sa automaticky prenášajú do evidencie účastníkov v 1. stupni aktivity v CRM. Pri registrovanej osobe sa nastaví Stav účasti na Potvrdil a v prípade školení či webinára sa v Oblasti záujmu aktivity uložia všetky témy vybrané v dotazníku. Témy záujmu aktivity môžu obsahovať nielen oblasti školení či webinárov, ale aj napríklad vianočné darčeky, ktoré konkrétna osoba obdržala, športové aktivity, ktorým sa venuje, a mnoho ďalších využití.

Všetky naše obchodné aktivity vyhodnocujeme prostredníctvom modulu Manažér. Sledujeme rozpracovanosť jednotlivých obchodných prípadov, ich váženú hodnotu (hodnota obchodnej príležitosti násobená pravdepodobnosťou úspechu), fakturačný plán obchodných príležitostí v čase, Pipeline obchodných príležitostí podľa jednotlivých obchodníkov, segmentov a ďalších kritérií. Modul Manažér tiež poskytuje celý rad ďalších užitočných manažérskych výstupov.

Rovnako ako obchodné aktivity vyhodnocujeme aj marketingové aktivity. Modul ponúka široké možnosti manažérskych pohľadov – od prehľadu počtu oslovených, prihlásených a skutočných účastníkov marketingových akcií až po evidenciu vianočných darčekov, ktoré umožňujú sledovať, komu, kedy a aký darček bol venovaný. Modul Manažér zároveň umožňuje vytvoriť ľubovoľnú dátovú kocku na podrobnejšiu analýzu dát, čo je štandardná vlastnosť systému Manažér IS KARAT.

Bc. Daniel Holec

obchodný riaditeľ