TRUCK TRADE: S nákladom až na koniec sveta

Predaj vozidiel a náhradných dielov vrátane poskytovania servisu a požičiavania jasne definovalo požiadavky na nový informačný systém. Pozrime sa, ako si s touto úlohou poradila spoločnosť KARAT Software ako dodávateľ komplexného riešenia.

NAJVÄČŠÍ DEALER ZNAČKY DAF V ČESKEJ REPUBLIKE

Spoločnosť TRUCK Trade bola založená v roku 1994 a spočiatku sa sústreďovala na poskytovanie profesionálnych služieb v oblasti predaja nákladných vozidiel a ich servisu v juhomoravskom regióne. Postupom času sa centrála spoločnosti v Brne-Modřiciach rozrástla o ďalšie pobočky na Morave s cieľom rozšíriť kvalitu svojich služieb aj do ďalších moravských oblastí. V súčasnej dobe patrí firma TRUCK Trade k najvýznamnejším predajným a servisným dílerom značky DAF v Českej republike so širokým portfóliom služieb. Medzi doplnkové služby, ktoré TRUCK Trade poskytuje, patrí prenájom ťahačov a valníkov, a to ako dlhodobý, tak krátkodobý, a v neposlednom rade aj predaj náhradných dielov, či už značky DAF, či unifikovaných dielov pre nákladné vozidlá ostatných značiek.

V roku 2007 dosiahla spoločnosť so svojimi 103 zamestnancami obrat cez 1 mld Kč a tiež obslúžila viac ako 11 600 servisných zákaziek, ktorých počet sa neustále zvyšuje. Medzi najvýznamnejších zákazníkov patria poprední českí autodopravcovia, napr. H.A.S. spol. s.r.o., JAPO-autodoprava s.r.o., ANTEK & sons spol. s r.o., Milan Křížek – auto-doprava, ZPS – TRANSPORT, a.s. a ďalšie.

OD NEPREPOJENÝCH APLIKÁCIÍ K INTEGROVANÉMU SYSTÉMU

Rozhodnutie zaobstarať do spoločnosti nový informačný systém nastalo na začiatku roku 2006 spolu s rozvojom ďalších pobočiek. Vo firme existovalo niekoľko špecializovaných aplikácií, ktoré spolu vzájomne nekomunikovali. Vystavované doklady preto vyžadovali ďalšie ručné spracovanie pre potreby existujúceho informačného systému. Na základe týchto prekážok začalo vedenie spoločnosti zvažovať prechod na ucelený informačný systém, ktorý by duplicitu činností odstránil.

Vzhľadom na to, že autorizovaný díler nákladných vozidiel DAF musí rešpektovať nariadenia a predpisy výrobcu vozidiel DAF, holandskej spoločnosti DAF TRUCKS N.V., závisel výber nového informačného systému do určitej miery aj na materskej organizácii. Cieľom bolo vybrať riešenie, ktoré by zaručovalo bezproblémovú výmenu dát vrátane jednotných výstupov a zostáv.

„Jakkoliv se to zdá překvapivé, tak oblast prodeje a servisu aut, potažmo nákladních vozidel, představuje v rámci obecně dostupných systémů pořád ještě neprobádanou oblast,“ uvádza Dušan Vysočan, marketingový manažér spoločnosti.

„V naší firmě fungovaly pro nás dvě klíčové aplikace, které bylo potřeba nahradit moderním informačním systémem se současným zachováním jejich funkcionality. Na tom jsme trvali a proto byl výběr nového informačního systému pro naši společnost značně omezen.“

DOBRÉ SKÚSENOSTI ROZHODLI

Na základe dlhodobých dobrých skúseností s existujúcim informačným systémom ISO od spoločnosti KARAT Software sa vedenie firmy rozhodlo znovu práve pre spoluprácu s týmto dodávateľom. Vladimír Šeliga, IT špecialista spoločnosti, k tomu dodáva: „V době, kdy jsme informační systém vybírali, neexistovalo na trhu příliš mnoho řešení, která by nám vyhovovala. Pro KARAT jsme se rozhodli na základě dobrých zkušeností s produktem, který u nás ve firmě fungoval, dále již nebylo třeba hledat.“

PRIEBEH A ÚSKALIE IMPLEMENTÁCIE

Na samotnú implementáciu a testovanie zostávali iba 4 mesiace. „Překvapila nás již samotná předimplementační fáze, a to zejména svou obsáhlostí. Kdybychom tenkrát tušili, že je předimplementační analýza pro následný provoz a užívání systému KARAT tak důležitá, věnovali bychom jí daleko více času a ušetřili si mnoho problémů, které následně vznikaly při testování a v ostrém provozu,“ hovorí Vladimír Šeliga a dodáva: „Popsali jsme důkladně činnosti, které denně provádíme, a zjednodušeně ty, s nimiž se setkáváme jen občas. Některé jsme bohužel zapomněli zanalyzovat vůbec, a z toho posléze pramenily naše problémy.“

Překvapila nás již samotná předimplementační fáze, a to zejména svou obsáhlostí. Kdybychom tenkrát tušili, že je předimplementační analýza pro následný provoz a užívání systému KARAT tak důležitá, věnovali bychom jí daleko více času a ušetřili si mnoho problémů, které následně vznikaly při testování a v ostrém provozu.

Vladimír ŠeligaIT špecialista spoločnosti

K pozitívnym rysom projektu patrila intenzívna spolupráca kľúčových užívateľov s konzultantmi dodávateľa a ich nefinančná zainteresovanosť na úspechu implementácie. Všetkým pracovníkom boli podrobne vysvetlené dôvody prechodu na nový informačný systém a výhody, ktoré im implementácia prinesie pri ich každodennej práci. Vedenie firmy nezastieralo ani obavy z náročnosti projektu a z ťažkostí, ktoré sa pri zavádzaní nového systému môžu vyskytnúť. Všetci zamestnanci počas implementácie prešli školením a mali možnosť si nový systém vyskúšať v testovacom režime.

SERVIS PRIAMO NA MIERU

Základnou požiadavkou firmy TRUCK Trade na nový informačný systém bol modul Servisu, ktorý spoločnosť KARAT Software ušila zákazníkovi na mieru. Vladimír Šeliga k tomu dodáva: „Požadavky na nový modul Servisu byly zcela jasně dané, společnost KARAT Software se jim musela přizpůsobit a tento modul vytvořit na naše procesy ve firmě.“

AKO PREBIEHA SERVISNÁ ZÁKAZKA

Akonáhle klient servisnú zákazku založenú v systéme potvrdí, technik ju pridelí konkrétnemu mechanikovi. Mechanik dostáva podrobnosti zákazky vo forme tlačenej zostavy zo systému KARAT a z tejto zostavy zistí potrebné informácie na začatie opravy.

S tlačenou zostavou zákazky pristúpi k terminálu, kde sa identifikuje svojou čipovou kartou a načíta z čiarového kódu v záhlaví vytlačenej zostavy konkrétnu zákazku, na ktorej pracuje. Stlačením tlačidla začne alebo ukončí pracovnú operáciu na zákazke a tento záznam sa automaticky prejaví v informačnom systéme. Servisný technik potom nemusí počet hodín, ktoré mechanik na zákazke odviedol, dopisovať do zákazky ručne, čo jej vybavenie nielen urýchli, ale aj spresní.

Na základe zistenej závady si mechanik vyzdvihne potrebný diel či materiál zo skladu. Zákazka neslúži zároveň ako výdajka materiálu z toho dôvodu, že nie je možné vopred odhadnúť, aký diel alebo materiál bude na opravu potrebný. Všetko závisí od skúseností mechanika, ktorý si po bližšom preskúmaní prípadu vyzdvihne diely, ktoré budú na opravu vozidla nutné. V sklade iba uvedie, o akú zákazku sa jedná a skladník mu daný diel vydá.

V systéme KARAT je k dispozícii informácia, na akej pozícii sa daný diel nachádza, čo uľahčuje orientáciu medzi tisíckami skladových položiek. Súčasne je tiež priradený vydaný diel ku konkrétnej zákazke.

PÔŽIČOVŇA PRE VŠETKÝCH

Ďalším modulom, ktorý spoločnosť KARAT Software tvorila pre TRUCK Trade na mieru, bola Požičovňa.

„Snažíme se Půjčovnu prezentovat jako alternativu operativního leasingu. I když dané vozidlo není v režimu leasingu, pro zákazníka jde z hlediska nákladů o podobnou situaci,“ vysvetľuje Dušan Vysočan.

Výhoda požičiavania je nesporná. Autodopravca, ktorý získa zákazku, ku ktorej nedisponuje príslušným vozovým parkom, má možnosť si potrebné vozidlá zapožičať a zákazku týmto plne uspokojiť. Má tak vopred jasne definované, koľko ho bude požičanie vozidiel stáť a je teda schopný si všetky náklady presne odhadnúť. Modul Požičovňa vie samozrejme vytvoriť zmluvu o zápožičke, odovzdávací protokol a podklady pre fakturáciu.

„Původně jsme začínali se třemi vozidly, které jsme nepotřebovali nijak zvlášť evidovat a které plnily funkci náhradního vozidla, když k nám zákazník přijel s opravou. Postupem času se díky rostoucímu zájmu o tuto službu funkce Půjčovny rozrostla a bylo potřeba začít vést celou příslušnou agendu,“ uviedol Dušan Vysočan.

Implementácia modulu Požičovňa prebiehala zároveň s implementáciou základných funkcií systému. Teraz sa v ňom nachádza viac ako 40 vozidiel.

RIADENIE VZŤAHOV SO ZÁKAZNÍKMI

Oblasť CRM bola na začiatku pre užívateľov systému novinkou. Ale vzhľadom na to, že ale pracujú s veľkým počtom klientov, začali túto funkcionalitu aktívne využívať. „Momentálně máme v modulu CRM evidováno přibližně 4 500 kontaktů, z toho je asi 2000 aktivních, s nimiž naši obchodníci pracují. Každý z nich má možnost se do těchto kontaktů podívat a řídit své vlastní obchodní případy,“ komentuje využitie modulu Dušan Vysočan.

Kontakty do systému vkladajú nielen užívatelia, získavajú sa aj od externého dodávateľa, ktorý na základe presne vymedzených výberových podmienok vytvára databázu na mieru. Tie musia byť prepojiteľné s informačným systémom KARAT a príslušné dáta použiteľné v module CRM.

Všetky realizované aktivity v rámci obchodu musia byť podľa pravidiel spoločnosti evidované. V systéme je možné teda dohľadať jednotlivé interakcie obchodníkov s klientmi a zistiť ich úspešnosť. Pre spoločnosť navyše zostávajú zachované všetky podrobné informácie o obchodných prípadoch, čo je v prípade odchodu niektorého z obchodníkov veľmi cenné.

PRÍNOSY IMPLEMENTÁCIE Z POHĽADU MANAGEMENTU

Prínosy prechodu na informačný systém KARAT sa prejavili ako ihneď po spustení systému, tak v priebehu ďalších mesiacov jeho používania. K okamžitým prínosom bezpochyby patrí zjednotenie dátovej základne v rámci spoločnosti a obstarávanie dát na jednom mieste v systéme.

Zjednotenie dát a možnosť na ich nazeranie v rámci siete pobočiek umožnilo napr. sledovať platobnú morálku klientov, pretože v minulosti sa nezriedka stávalo, že zákazník, ktorý nesplácal svoje pohľadávky na centrále, robil objednávky servisu pre svoj vozový park na pobočkách. Pohľadávky v spoločnosti sa tak podarilo výrazne znížiť.

Ďalším neoddiskutovateľným prínosom systému KARAT je poskytovanie jednotnej verzie pravdy v rámci celej spoločnosti, s ktorou je možné pracovať online.

V systému KARAT je vedena historie každého servisního případu včetně komunikace se zákazníkem, a všechny informace jsou k dispozici oprávněným uživatelům.

Dušan Vysočanmarketingový manažér spoločnosti

„Všichni technici nyní přesně vědí, jaké opravy a v jakém rozsahu byly na vozidle prováděny, což nám šetří čas a zvyšuje kvalitu prováděných servisních služeb zákazníkům,“ uvádza Dušan Vysočan.

„V systému KARAT je vedena historie každého servisního případu včetně komunikace se zákazníkem, a všechny informace jsou k dispozici oprávněným uživatelům,“ uzatvára Dušan Vysočan.